De voorzitter opent de zitting op 29/04/2024 om 23:19.
Gelet op de notulen van de OCMW-raad d.d. 25 maart 2024.
Gelet op de artikelen 32, 277 en 278 van het decreet lokaal bestuur.
Art. 1 De notulen van de OCMW-raad d.d. 25 maart 2024 worden goedgekeurd.
Activiteiten of evenementen die door het lokaal bestuur worden georganiseerd en waarvoor sponsorgelden kunnen worden geïnd.
Het Decreet lokaal bestuur, artikels 77 en 78.
Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Sponsoring is ook binnen de OCMW-werking mogelijk maar het is aangewezen dat de OCMW-raad hiervoor een reglement vaststelt om de principes rond de inning van sponsorgelden vast te leggen.
Voor activiteiten/evenementen van het lokaal bestuur kan het aangewezen zijn om een beroep te doen op sponsors om deze activiteit te ondersteunen zodat de kosten worden gedrukt. Zowel voor de gemeente als het OCMW wordt een reglement opgesteld om sponsorgelden te kunnen innen.
Amendementen CD&V
Amendement 1: in artikel 2 wordt de termijn in het tweede lid vervangen van zes naar vier maanden.
Motivering: De bepaling stelt dat het vast bureau minstens 6 maanden voor de activiteit moet bepalen of er al dan niet beroep wordt gedaan op sponsors. Ervan uitgaande dat de Nightrun zou doorgaan eind oktober, lijkt deze deadline daarom niet meer haalbaar met betrekking tot de Nightrun. Wij stellen daarom een aanpassing voor naar 4 maanden.
STEMMING:
VOOR: 21 raadsleden
TEGEN: /
ONTHOUDING: /
Amendement 2: op het einde van artikel 2 wordt volgende zin toegevoegd: Het vast bureau kan jaarlijks voor maximaal twee evenementen bepalen of de gemeente en/of het OCMW beroep wenst te doen op sponsors.
Motivering: ondernemingen hebben vaak een eigen jaarlijks budget voor sponsoring. Heel wat verenigingen en organisaties rekenen ook op deze sponsoring om hun werking te financieren. Het lijkt ons niet de bedoeling dat de gemeente dit zou bemoeilijken door zelf voor meerdere evenementen sponsors te aanvaarden.
Subamendement N-VA en Groen-fractie op amendement 2:
Amendement 2: op het einde van artikel 2 wordt volgende zin toegevoegd: Het vast bureau kan jaarlijks voor maximaal twee evenementen bepalen of de gemeente en/of het OCMW beroep wenst te doen op sponsors voor de sponsoring met financiële middelen. Voor de sponsoring in natura (diensten, middelen, goederen,…) geldt de beperking van maximaal 2 evenementen niet.
STEMMING:
VOOR: 21 raadsleden
TEGEN: /
ONTHOUDING: /
Artikel 1. Begrippen
Sponsoring: het beschikbaar stellen van diensten, materiële of financiële middelen in ruil voor naamsbekendheid.
Sponsorovereenkomst: een overeenkomst ten bezwarende titel waarbij het OCMW naamsbekendheid verleent aan een sponsor en waarvoor de sponsor in ruil diensten, materiële of financiële middelen ter beschikking stelt. Per evenement wordt een nieuwe overeenkomst opgesteld.
Een activiteit of evenement: een activiteit of evenement waarvan het OCMW trekker is.
Artikel 2. Voorwerp
Voor een termijn eindigend op 31 december 2025 wordt een retributie gevestigd op de sponsorpakketten voor evenementen of activiteiten georganiseerd door het OCMW Kapelle-op-den-Bos.
Het vast bureau bepaalt minstens vier maanden voor de start van een activiteit / evenement of het OCMW beroep wenst te doen op sponsors. Het vast bureau kan jaarlijks voor maximaal twee evenementen bepalen of de gemeente en/of het OCMW beroep wenst te doen op sponsors voor de sponsoring met financiële middelen. Voor de sponsoring in natura (diensten, middelen, goederen,…) geldt de beperking van maximaal 2 evenementen niet.
Artikel 3. Toepassing
Dit reglement is van toepassing op elke natuurlijke of rechtspersoon die een evenement wil sponsoren, door middel van het aangaan van een sponsorcontract, hierna genoemd “de sponsor”.
Bij het aanmelden als sponsor (zie hierna), worden de bepalingen als opgenomen in dit reglement van toepassing en aanvaardt de sponsor de inhoud en de gelding hiervan.
Artikel 4. Normen
De sponsorovereenkomst moet evenwichtig zijn. Het OCMW aanvaardt geen aanbiedingen tot samenwerking vanwege derden, waarin derden een duidelijk aanwijsbaar eenzijdig of dominant belang hebben.
Het OCMW mag op geen enkele wijze afhankelijk gemaakt worden van een sponsor. Er mag geen enkele verplichting ontstaan buiten de sponsorovereenkomst zelf en elke schijn van belangenvermenging dient te worden vermeden.
Het uitgangspunt bij sponsorwerving is een gelijke mededinging. Dit betekent dat een maximaal aantal kandidaat-sponsors kan worden opgelegd. Voor kleinere overeenkomsten kan hiervan worden afgeweken. Het OCMW kan de werving van sponsoring uitbesteden en beroep doen op een derde.
Sponsoring moet ethisch en maatschappelijk verantwoord zijn.
Sponsoring moet passen bij het kwaliteitsvolle imago van het OCMW.
Sponsoring mag niet tegenstrijdig zijn met het algemeen belang.
Artikel 5: Debiteur
De retributie is verschuldigd door de natuurlijke of rechtspersoon die intekent op een sponsorevenement.
Artikel 6: De sponsorpakketten
De raad stelt volgende tarieven vast, die gelden per categorie en per evenement:
Artikel 7: De tegenprestatie
Gouden sponsor: 1.000 euro
Zilveren sponsor: 500 euro
Bronzen sponsor: 150 euro
Platina sponsor: sponsorpakket op maat
Je werkt samen met de organiserende gemeentelijke dienst deze formule verder uit zodat je een sponsorpakket op maat krijgt. Het vast bureau keurt dit goed. Afhankelijk van de overeenkomst:
Artikel 8: Aanmeldingsprocedure sponsors
Potentiële sponsors die in aanmerking willen komen, kunnen zich daartoe aanmelden via het aanmeldingsformulier op de website van de gemeente.
Het aanmeldingsformulier dient uiterlijk 3 maanden voor de datum van aanvang van het evenement volledig ingevuld te zijn ontvangen om geldig te zijn. Onvolledige aanmeldingen kunnen door organiserende dienst buiten beschouwing worden gelaten.
Na het afsluiten van de indieningstermijn worden de kandidaturen voorgelegd aan het vast bureau. Deze bepaalt wie in aanmerking komt en kan de aanmelding aanvaarden of weigeren.
Sponsors die zich aangemeld hebben, worden de dag na de beslissing van het vast bureau op de hoogte gebracht van aanvaarding of weigering van hun aanmelding. De aanvaarde sponsors ontvangen een sponsorovereenkomst ter ondertekening.
Sponsors die laattijdig hun kandidatuur indienen, kunnen enkel nog in aanmerking komen voor de platina-formule na aanvaarding van de kandidatuur door het vast bureau.
Het bestuur behoudt zich het recht voor om de wijze van benadering voor werving van de potentiële sponsors op maat van hun communicatievoorkeuren aan te pakken (per e-mail, telefoon, overleg, netwerkmoment -onder voorbehoud-, enz.).
Artikel 9: Aangaan en weigeren van sponsorgelden
Indien meerdere kandidaten dan toegelaten in aanmerking komen voor sponsoring, is het het OCMW via het vast bureau die bepaalt wie er het eerst in aanmerking komt.
Artikel 10: Gedragingen over en weer
De partijen verbinden er zich toe om de sponsorovereenkomst uit te voeren conform de geest van en de bedoeling van de partijen bij het sluiten van de overeenkomst. De partijen verbinden er zich toe om alle redelijke handelingen te stellen of stappen te ondernemen die nodig of nuttig zijn voor de uitvoering te goeder trouw van deze overeenkomst.
Sponsors zullen zich onthouden van gedragingen die de goede naam, de merken of de reputatie van het OCMW kunnen schaden. Indien de sponsor zich hier niet aan houdt, heeft het OCMW het recht de overeenkomst met de sponsor per direct te beëindigen. Het OCMW heeft in een dergelijk geval voorts het recht alle vermeldingen van de naam en/of het logo van sponsor, dan wel iedere overige verwijzing naar het bedrijf of de persoon van sponsor of donateur, te verwijderen. De sponsor dient in een dergelijk geval iedere verwijzing naar het evenement te staken.
Geen van de partijen mag de overeenkomst overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij.
Artikel 11: Inning
Voor de inning van de sponsorgelden wordt door het OCMW Kapelle-op-den-Bos een factuur opgesteld na ondertekening van de sponsorovereenkomst. De factuur wordt betaald middels overschrijving op het rekeningnummer van het OCMW.
Artikel 12: Restituties
Sponsors hebben in geen geval recht op (gedeeltelijke) restitutie van de overgemaakte sponsorgelden, enige andere vorm van compensatie en schadevergoeding indien de tegenprestaties niet de beoogde effecten of resultaten genereren.
Artikel 13: Bekendmaking
Dit reglement wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 en 287 van het Decreet van 22 december 2017.
De sociale dienst kampt met langdurige afwezigheden waardoor de continuïteit in het gedrang komt.
Via deze procedure wordt externe ondersteuning beoogd voor de sociale dienst om de afwezigheden enigszins op te vangen in afwachting van het resultaat van de lopende selectieprocedure en de overdracht van dossiers naar nieuwe medewerkers.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave exclusief BTW bereikt de drempel van 143.000,00 EUR niet).
Het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het KB van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
Binnen het huidige personeelsbehoefteplan van de sociale dienst zijn 6 VTE maatschappelijk werkers voorzien. De sociale dienst kampt met langdurige afwezigheden waardoor de continuïteit in het gedrang komt. Gezien de omstandigheden onvoorzien en dringend zijn en om de noodzakelijke minimale dienstverlening te kunnen waarborgen aan de klanten van het OCMW werd in eerste instantie via aangenomen factuur reeds voorzien in externe begeleiding. Deze opdracht loopt voor maximaal 42 werkdagen en is gestart op 9 april 2024.
In tussentijd werd een bestek “Externe ondersteuning voor sociale dienst” door de afdeling Interne zaken opgesteld om ook na deze periode nog verdere ondersteuning te kunnen garanderen in afwachting van de lopende selectieprocedure.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 63.450,00 EUR exclusief BTW (90 dagen vermoedelijke hoeveelheden x 705 euro excl. BTW / dag) en loopt van 15 juni 2024 tot 31 december 2024.
De raming exclusief BTW bereikt de limiet van 143.000,00 EUR voor het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking niet.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Het betreft een dienstverlening uit één specifiek domein waarbij opvolging van A-Z noodzakelijk is en niet opgesplitst kan worden.
De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien in RIZ/0900-00/6131999 na een kredietverschuiving van de jaarbudgetrekening RIZ/0900/6203000.
Art 1. Het bestek en de raming voor de opdracht “Externe ondersteuning voor sociale dienst”, opgesteld door afdeling Interne zaken worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt 63.450,00 EUR exclusief BTW.
Art 2. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Art 3. Volgende firma's worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking:
- Public Staffing by Cipal Schaubroeck, Bell-Telephonelaan 2A te 2440 Geel;
- Poolstok, Remytoren Vaartdijk 3/101, 3018 Wijgmaal
- Servantes, Hogeweg 20, 9320 Erembodegem
Art 4. De offertes dienen het bestuur ten laatste te bereiken op 21 mei 2024 om 10.00 uur.
Art 5. De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien in RIZ/0900-00/6131999 via een kredietverschuiving.
De beslissing van het vast bureau en schepenen d.d. 3 april 2024 houdende goedkeuring van de agenda van de Algemene Vergadering op donderdag 2 mei 2024 van Providentia en aanduiding van de volmachtigde.
De agenda van de Algemene Vergadering werd via aangetekend schrijven ontvangen op 26 maart 2024. De goedkeuring van de agenda en de volmacht dienden voor 15 april 2024 verstuurd te worden naar info@providentia.be. Daarom was het aangewezen dat het college van burgemeester en schepenen een beslissing trof, die achteraf door de raad bekrachtigd zou worden.
De agenda voor de Algemene Vergadering omvat volgende agendapunten:
1. Het jaarverslag van de raad van bestuur, inclusief het verslag waarin rekenschap wordt gegeven van zijn beleid en inclusief de klachtenrapportering (ter kennisgeving)
2. Het verslag van de commissaris (controleverslag) (ter kennisgeving)
3. De jaarrekening 2023 (ter goedkeuring)
4. Aanwending van het resultaat (ter goedkeuring)
5. Kwijting aan de bestuurders (na goedkeuring van de jaarrekening) (ter goedkeuring)
6. Kwijting aan de commissaris (na goedkeuring van de jaarrekening) (ter goedkeuring)
7. Statutaire benoemingen (ter goedkeuring)
8. Vastlegging zitpenning (ter goedkeuring)
9. Terugblik 2023 en perspectief 2024 (ter kennisgeving)
10. Varia
Gelet op onze beslissing d.d. 29 april 2019 houdende aanduiding van de heer Geert Van de Voorde, schepen, als gemeentelijk afgevaardigde voor de Algemene Vergadering van Providentia en mevrouw Hilde De Keersmaeker, raadslid, als plaatsvervanger voor de Algemene Vergadering van Providentia.
Art. 1 De OCMW-raad bekrachtigd de beslissing van het vast bureau d.d. 3 april 2024 van de agenda van de Algemene Vergadering op donderdag 2 mei 2024 van Providentia.
Art. 2 Afschrift van onderhavige beslissing zal worden overgemaakt aan Providentia - info@providentia.be
Overwegend dat het OCMW aangesloten is bij Haviland Intercommunale die werd opgericht op 24 maart 1965 bij oprichtingsakte verschenen in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 16 april 1965 onder het nummer 8226 EN verlengd werd op 23 oktober 2019, verschenen in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 21 november 2019 onder het nummer 19151652;
Overwegende dat Haviland Intercommunale als intergemeentelijk samenwerkingsverband voor de ruimtelijke ordening en de economisch sociale expansie van het arrondissement Halle-Vilvoorde, een dienstverlenende vereniging is die wordt beheerst door het Decreet Lokaal Bestuur.
Gelet op artikel 432 van het Decreet Lokaal Bestuur dat de organisatie regelt van de algemene vergadering van de dienstverlenende vereniging;
Gelet op artikel 432 van het Decreet Lokaal Bestuur dat bepaalt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient herhaald te worden voor elke vergadering;
Gelet op de artikelen 77 en 78 van het Decreet Lokaal Bestuur dat de bevoegdheden van de OCMW-raad bepaalt.
Gelet op de oproepingsbrief van 16 april 2024 tot de Gewone Algemene Vergadering van Haviland Intercommunale van 19 juni 2024 met volgende agendapunten:
1. Notulen van de Buitengewone Algemene Vergadering van 13 december 2023: goedkeuring - (een exemplaar van deze notulen werd per brief op 21 december 2023 aan de deelnemers bezorgd);
2. Verslag der activiteiten van het afgelopen boekjaar 2023;
3. Jaarrekening 2023 met balans, resultatenrekening, sociale balans per 31.12.2023, het voorstel van bestemming van het resultaat en toelichting: goedkeuring (art. 41);
4. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31.12.2023: goedkeuring (art. 41);
5. Verslag van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31.12.2023: goedkeuring (art. 41);
6. Bestuur: kwijting aan bestuurders, commissaris (art. 34);
7. Vaststelling resultaatsbestemming (art. 41);
8. Varia.
Gelet op onze beslissing d.d. 25 februari 2019 houdende aanduiding van mevrouw Ilse Rymenants, schepen, als effectief vertegenwoordiger en de heer Bruno Keuleers, schepen, als plaatsvervanger om het OCMW te vertegenwoordigen op de algemene vergaderingen van Haviland Intercommunale gedurende de huidige legislatuur.
Art.1 De agendapunten van de Gewone Algemene Vergadering van Haviland Intercommunale d.d. 19 juni 2024 worden goedgekeurd.
Art.2 De reeds gevolmachtigde effectieve afgevaardigde en plaatsvervangend afgevaardigde - gedurende de huidige legislatuur - is gemandateerd om de agendapunten op de Gewone Algemene Vergadering van Haviland Intercommunale d.d. 19 juni 2024 goed te keuren.
Art.3 Het vast bureau wordt gelast met de uitvoering van dit besluit.
Art.4 Een kopie van deze beslissing wordt overgemaakt aan ann.scheys@haviland.be.
Gehoord meneer Mathias Diricx, raadslid, die namens de CD&V-fractie dit extra punt heeft toegevoegd aan de dagorde van de gemeenteraad en dit ook toelicht.
Voor wie van buiten de Europese Unie immigreert en niet voltijds werkt of studeert, is het verplicht om een participatie- en netwerktraject te doorlopen. Dit wordt ook wel de “vierde pijler” van het inburgeringstraject genoemd. De inburgeraar krijgt daarbij een traject op maat opgelegd om 40 uur te participeren aan de maatschappij. Er zijn twee voorwaarden: het moet plaatsvinden in een Nederlandstalige context en leiden tot participatie op sociaal vlak. Wie afkomstig is uit een EU-land, kan dit traject ook vrijwillig volgen.
Voor het participatie- en netwerktraject zijn de lokale besturen een prioritaire partner. Lokale besturen hebben immers zicht op het relevante aanbod van lokale en bovenlokale actoren in hun gemeente. Het kan gaan om reguliere initiatieven die reeds bestaan, dan wel ontwikkeld worden vanuit verschillende mogelijke partners van de lokale besturen.
Het aanbod aan participatieplekken over heel België is online te vinden via het platform “ikdoemee.be”.
Vanuit de gemeente Kapelle-op-den-Bos zijn er echter geen participatieplekken te vinden op de website. Graag hadden wij een stand van zaken besproken met betrekking tot dit dossier, en meer bepaald het aanbieden van participatieplekken binnen de gemeente Kapelle-op-den-Bos.
De voorzitter sluit de zitting op 29/04/2024 om 23:30.
Namens raad voor maatschappelijk welzijn,
Siebe Ruykens
algemeen directeur
Hendrik De Vleeschouwer
voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn