Besluit  Gemeenteraad

Besluit

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Toepassingsgebied

Met ingang van 1 januari 2026 en voor een termijn eindigend op 31 december 2031, worden gebruiksvoorwaarden betreffende de verhuur van gemeentelijke infrastructuur vastgelegd. Dit reglement regelt de huur van de gemeentelijke infrastructuur, de uitrusting daarvan en de activiteiten die er tijdens de huur georganiseerd worden.

 

Artikel 2 Definities

1° Aanvrager: de natuurlijke persoon die voor zichzelf of namens een vereniging, vennootschap of stichting een aanvraag tot gebruik van een zaal indient.

2° Gemeentelijke infrastructuur: lokaal, zaal of gebouw (en bijhorigheden zoals gangen, toiletten, buitenruimtes, … en voorzieningen zoals tafels, stoelen, keukengerei,…) van het lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos waarvan het gebruik op basis van dit reglement kan worden aangevraagd.

3° Enkelvoudige reservatie: een enkelvoudige reservatie betreft het vastleggen van één lokaal voor één specifieke datum en één aaneengesloten tijdsblok. De reservatie geldt uitsluitend voor de opgegeven periode en locatie, en wordt geregistreerd onder één reservatienummer.

4° Meervoudige reservatie: een meervoudige reservatie betreft het vastleggen van meerdere reservatiemomenten in één aanvraag. Dit kan betrekking hebben op:

•      Meerdere datums voor hetzelfde lokaal (bijvoorbeeld een reeks wekelijkse activiteiten).
•      Meerdere lokalen op dezelfde datum (bijvoorbeeld een evenement dat verschillende ruimtes gebruikt).
•      Een combinatie van beide.

Alle reservaties binnen een meervoudige aanvraag worden onder één dossier geregistreerd, maar behouden afzonderlijke tijdsblokken en locaties.

 

Artikel 3 Modaliteiten

Alle modaliteiten met betrekking tot tarieven en eventuele andere vergoedingen die aan het gebruik van gemeentelijke infrastructuur verbonden zijn, worden bepaald in het toepasselijke retributiereglement.

HOOFDSTUK 2 AANVRAGEN EN GEBRUIKSVOORWAARDEN

Artikel 4 Aanvraag – Wie kan een aanvraag indienen ?

De aanvragers worden ingedeeld in volgende categorieën:

Categorie A	Gemeentelijke adviesraden en diensten van de gemeente Kapelle-op-den-Bos Onderwijsinstellingen gevestigd in Kapelle-op-den-Bos - binnen de schooluren Organisatoren van activiteiten met een maatschappelijke meerwaarde en goede doelen, mits akkoord van het college van burgemeester en schepenen
Categorie B	Verenigingen erkend door en gevestigd in de gemeente Kapelle-op-den-Bos Politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad van de gemeente Kapelle-op-den-Bos
Categorie C	Niet erkende verenigingen gevestigd in Kapelle-op-den-Bos. Onderwijsinstellingen gevestigd in Kapelle-op-den-Bos - buiten de schooluren Oudercomités van onderwijsinstellingen gevestigd in Kapelle-op-den-Bos Straat-, wijk- of buurtfeesten, indien zij voldoen aan volgende voorwaarden: de activiteit wordt georganiseerd op het grondgebied van de gemeente Kapelle-op-den-Bos de activiteit richt zich tot alle inwoners uit de straat, buurt, wijk of alle inwoners van minstens 10 huizen die een aaneengesloten geheel vormen. Hiervoor worden alle bewoners van de betrokken straat of buurt schriftelijk uitgenodigd ongeacht politieke, religieuze of filosofische overtuigingen en ongeacht de persoonlijke situatie de organisatoren wonen in de betrokken straat of buurt de promotie / uitnodiging vermeldt de steun van het lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos. Volgende activiteiten zijn geen straat-, wijk- of buurtfeest: privéfeesten familiefeesten feesten van verenigingen, vennootschappen of stichtingen met een ander hoofddoel dan het bevorderen van sociale contacten en leefbaarheid in de buurt feesten met een politiek, religieus, filosofisch of commercieel karakter feesten met een winstgevend doel, eetfestijnen, braderijen,…
Categorie D	Verenigingen niet gevestigd in Kapelle-op-den-Bos. Alle andere gebruikers die niet opgenomen werden in de vorige categorieën.

Artikel 5 Aanvraag – Aanvraagprocedure

 De aanvraag voor het huren van een gemeentelijk lokaal moet men indienen:

• Bij voorkeur via het online reservatieplatform of formulier van de gemeente Kapelle-op-den-Bos of;
• Via het aanvraag formulier op de website van het lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos of;
• Via e-mail (zaalverhuur@kapelle-op-den-bos.be);
• Via een papieren aanvraagformulier via post aan de dienst vrijetijd Kerkstraat 24, 1880 Kapelle-op-den-Bos of afgifte aan de balie van de dienst vrijetijd.

De aanvraag moet minstens 7 werkdagen voor het gebruik aangevraagd worden.

Wanneer de verhuuragenda dit toelaat, is een laattijdige aanvraag (minder dan 7 werkdagen op voorhand) mogelijk. De aanvraag kan maximum 1 jaar voor het gebruik aangevraagd worden.

De aanvrager is verantwoordelijk voor het correct en volledig verstrekken van informatie. Door het indienen van de aanvraag verbindt de aanvrager zich er toe dat de verstrekte gegevens correct zijn. De aanvrager moet meerderjarig zijn of vertegenwoordigd worden door een ouder of voogd, uitgezonderd voor gemeentelijk erkende jeugdverenigingen voor activiteiten die georganiseerd worden door de jeugdvereniging, waar 16 jaar de minimumleeftijd is.

In de aanvraag worden activiteiten onderverdeeld in onderstaande categorieën. Bovendien moet de aanvrager een bondige omschrijving van de geplande activiteit meedelen.

Type Activiteit 1	Vergadering, gespreksavond, cursus, repetitie, tentoonstelling, atelier, receptie, podiumactiviteit, voordracht, ontmoetingsactiviteit
Type Activiteit 2	Beurs, seminarie
Type Activiteit 3	Privéfeest
Type Activiteit 4	Eetfestijn
Type Activiteit 5	Fuif
Type Activiteit 6	Sportieve activiteit

Artikel 6  Aanvraag – Beschikbare infrastructuur

Onderstaande tabel verduidelijkt welke ruimtes beschikbaar gesteld worden voor welk type aanvrager en activiteit.

Locatie Ruimte	Max. aantal personen Zittend / Staand	Categorie aanvrager	Type activiteit
Gemeenschapscentrum
Humbertuszaal + terras (per reservatie)	60/100	A/B/C/D	1/2/3/4
Faye (per reservatie)	40	A/B/C/D	1/2/3/4
Keuken (per reservatie)	-	A/B/C/D	1/2/3/4
Elisabeth (per reservatie)	20	A/B/C/D	1/2/3
‘t Mulderke
Sportzaal per uur	80	A/B	6
Sportzaal per dag	80	A/B	6
Jeugdontmoetingscentrum (JOC)
Jeugdhuis (per reservatie)	80	A/B/C/D	1/2/3/4/5/6
Grote vergaderzaal (per reservatie)	30	A/B/C/D	1/2/3
Vergaderzaal (per reservatie)	15	A/B/C/D	1/2/3
Buitenplein (per dag)	-	A/B/C/D	-
Pastorie Ramsdonk
Klein en groot lokaal (per reservatie)	30	A/B/C	1/2
‘t Klawieterke
Refter en Keuken (per reservatie)	30/60	A/B/C/D	1/2
Sportzaal (per uur)	40	A/B/C/D	1/2/6
De Kei
Sportzaal per uur	80	A/B/C/D	1/2/6
Sportzaal per dag	80	A/B/C/D	1/2/6
Speelplaats (per dag)	-	A/B/C/D	-
Het Kiezeltje
Sportzaal per uur	80	A/B/C/D	1/2/6
Sportzaal per dag	80	A/B/C/D	1/2/6
Speelplaats + parking (per dag)	-	A/B/C/D	-

Artikel 7 Aanvraag – Toekenning

Enkel volledige en correct ingediende aanvragen worden behandeld en chronologisch toegekend door de gemeentelijke diensten. Na toekenning wordt de aanvraag bevestigd via e-mail en omgezet in een reservatie.

Artikel 8 Reservatie - Ingebruikname

De aanvrager haalt zelf de sleutels of toegangsbadges af op de afgesproken tijd en plaats.

Artikel 9 Reservatie - Gebruiksduur

De gebruiksduur die wordt toegestaan, dient strikt geëerbiedigd te worden.

Eventuele afwijkingen moeten vooraf schriftelijk aangevraagd en goedgekeurd worden door de bevoegde gemeentelijke dienst.

Artikel 10 Reservatie – inlevering en beëindiging

De aanvrager levert de sleutels of toegangsbadges terug in op het afgesproken moment naar de afgesproken plaats.

Artikel 11 Reservatie – Annulering

De gebruiker kan een reservatie steeds annuleren.

Wanneer de gebruiker een reservatie minstens 14 kalenderdagen voor het gebruik annuleert, wordt de reeds betaalde retributie terugbetaald.

Wanneer de gebruiker de reservatie minder dan 14 kalenderdagen voor het gebruik annuleert of wanneer de gebruiker niet opdaagt, blijft de retributie verschuldigd. Bovendien kan er vergoeding aangerekend worden, overeenkomstig het retributiereglement.

In geval van annulering door overmacht, kan de aanvrager minder dan 14 dagen kosteloos annuleren, door bewijsstukken over te maken aan de bevoegde gemeentelijke dienst.

Artikel 12 Gebruik – Schade

De gebruiker is verantwoordelijk voor de aangerichte schade aan de gemeentelijke infrastructuur (en de uitrusting daarvan), zowel door hemzelf, zijn aangestelde(n) als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit.

Indien de gebruiker bij ingebruikname tekortkomingen aan de gemeentelijke infrastructuur vaststelt, dient de aanvrager deze de tekortkomingen vast te leggen (vb. foto) en voor de start van de activiteit te melden via e-mail aan de bevoegde gemeentelijke dienst.

Indien er schade aan de gemeentelijke infrastructuur ontstaat tijdens de huur, dient de aanvrager de schade ten laatste bij inlevering van de sleutel of toegangsbadge te melden via e-mail aan de bevoegde gemeentelijke dienst.

De gebruiker kan geschorst of uitgesloten worden van toekomstig gebruik van gemeentelijke zalen en materialen.

Vergoedingen m.b.t. schade zullen aangerekend worden zoals bepaald in de toepasselijke retributiereglementen.

Uitspraak omtrent vergoeding, betwisting, inbreuk, overmacht, schorsing, uitsluiting, etc gebeurt steeds door het college van burgemeester en schepenen na vaststelling door en op advies van de gemeentelijke diensten.

Artikel 13 Gebruik - Algemene verplichtingen en gebruiksvoorwaarden

De gemeente Kapelle-op-den-Bos stelt gemeentelijke infrastructuur, waarvan zij eigenaar of beheerder is, ter beschikking voor activiteiten van particulieren, feitelijke verenigingen en andere organisaties, onder de voorwaarden bepaald in dit reglement en het toepasselijke retributiereglement.

De algemene verplichtingen en gebruiksvoorwaarden gelden voor:

•   Alle lokalen en hun bijhorigheden (gangen, toiletten, buitenruimtes, …).
•   Alle voorzieningen aanwezig in de lokalen (tafels, stoelen, installaties, uitrusting, …).
•   De gebruiker zorgt ervoor dat deze bepalingen ook nageleefd worden door zijn/haar eventuele aangestelde(n) en alle deelnemers aan zijn/haar activiteit.
•   De gemeentelijke infrastructuur mag enkel gebruikt worden voor de activiteit zoals beschreven in de aanvraag en waarvoor het gebruik werd toegestaan.
•   De gebruiker kan het gebruik niet afstaan aan derden.
•   De lokalen en materialen worden ter beschikking gesteld in de staat zoals zij zich op dat ogenblik bevinden
•   De gebruiker is verantwoordelijk voor de ter beschikking gestelde gemeentelijke infrastructuur. Het lokaal wordt in perfecte staat ter beschikking gesteld, onder       voorbehoud van een tegensprekelijke plaatsbeschrijving opgemaakt door de gebruiker op zijn kosten.
•   De gebruiker zal als een goede huisvader omgaan met de lokalen en materialen door:
• het in goede staat houden van gemeentelijke infrastructuur
• het correct reinigen na gebruik (bezemschoon)
• het correct opstellen, verplaatsen, opbergen reinigen en gebruiken van de voorzieningen
• energie (verwarming, verlichting, …) onnodig te verspillen.
• De gemeentelijke infrastructuur wordt na de activiteit overgedragen in de staat waarin deze werd verkregen. Indien de schoonmaak niet of onvoldoende gebeurde door de gebruiker, wordt de gemeentelijke infrastructuur schoongemaakt op kosten van de gebruiker, overeenkomstig het retributiereglement.
•   De buitenomgeving wordt proper en vrij achtergelaten (geen afval, leeggoed, kapot glas of andere materialen achterlaten).
•   Bij het verlaten van het gebouw moeten alle lichten gedoofd worden en dienen alle deuren en vensters gesloten te worden.
•   De gebruiker zorgt ervoor dat afval en supplementair binnengebracht materiaal vóór het einde van het toegestane gebruik verwijderd wordt. Indien de gemeentelijke diensten achtergelaten afval en/of materiaal moeten verwijderen, zal hiervoor een vergoeding worden aangerekend overeenkomstig het retributiereglement.
•   Dieren zijn niet toegelaten in de lokalen (met uitzondering van assistentie- en diensthonden).
•   Fietsen, bromfietsen e.d. dienen op de daartoe voorziene plaatsen te worden achtergelaten.
•   Toegang tot de technische lokalen is verboden.
•   Personeel van de gemeente Kapelle-op-den-Bos heeft ten allen tijde toegang tot de gemeentelijke infrastructuur.
•   Verantwoordelijkheden van de gebruiker:
• Zorgen voor alle nodige vergunningen en toelatingen (bv. inname openbaar domein, Unisono, …).
• Zorgen voor naleving van alle wettelijke verplichtingen (bv. voedselvoorschriften bij het bereiden van maaltijden). Drugs en vandalisme worden niet getolereerd, bij inbreuk moet de aanvrager steeds de politie op de hoogte brengen.
• Waken over de strikte naleving van de veiligheidsnormenopgelegd door de toepasselijke regelgeving, de brandweer en/of de politie. Onder voorbehoud van aanvullende vereisten, betekent dit onder meer het volgende:
  • Het maximum aantal toegelaten personen wordt in geen geval overschreden.
  • Alle uitgangen moeten effectief gebruikt kunnen worden tijdens de activiteit: er wordt geen materiaal voor de (nood)uitgangen geplaatst en de (nood)uitgangen zijn niet op slot.
  • Brandblusapparaten en evacuatieplannen worden niet verplaatst en moeten altijd duidelijk zichtbaar blijven.
  • Gasflessen worden niet in het gebouw binnengebracht.
  • Alle mogelijke voorzorgsmaatregelen worden genomen om brand(gevaar) te vermijden.
• Waken over de strikte naleving van het algemeen rookverbod in openbare ruimtes, en desgevallend ook op de bijhorende plaatsen daarbuiten (bv. speelplaatsen, terreinen, terrassen, …).
• Bewaren van sleutel(s), badge(s) en/of alarmcode(s). De gebruiker mag deze niet doorgeven aan derden of bijmaken. Bij verlies worden de kosten voor het aanmaken van nieuwe sleutels en badges en het vervangen van de sloten aangerekend aan de aanvrager, overeenkomstig het retributiereglement.
• Vermijden van overlast (bv. geur- of geluidshinder) in het gebouw en op de bijhorende plaatsen daarbuiten (bv. speelplaatsen, terreinen, terrassen, …).
• Vermijden van nutteloze alarmmeldingen. Kosten die voortvloeien uit een nutteloze alarmmelding (werkuren gemeentepersoneel, controle door bewakingsfirma en eventuele andere kosten) worden aangerekend aan de gebruiker, overeenkomstig het retributiereglement.
• In geval van incidenten of calamiteiten tijdens of naar aanleiding van het gebruik van gemeentelijke infrastructuur dient de gebruiker onmiddellijk gepaste maatregelen te nemen en indien nodig de hulpdiensten in te schakelen.
• De gebruiker staat zelf in voor decoratie en supplementair technische of logistieke voorzieningen die nodig zijn voor zijn/haar activiteit. Er wordt niets verankerd (benagelen, beplakken, beschrijven, enz.) aan de wanden, plafonds, ramen, deuren, zuilen, panelen of vloer. Decoratie en de wijze waarop men deze wenst vast te maken, kunnen aangebracht worden na goedkeuring van de bevoegde gemeentelijke dienst.
• Omwille van de Vlaremwetgeving is het aantal openbare activiteiten met muziek in het gemeenschapscentrum en het JOC beperkt tot maximum 12 per jaar en 2 per maand.
• De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle gemeentelijke en/of bovenlokale voorschriften, van auteursrechten, van politiereglementen, de wetgeving i.v.m. geluidsnormen en van de wet van de handelspraktijken.
• Het jaartarief billijke vergoeding is voor rekening van het lokaal bestuur voor binnen-activiteiten in de gemeentelijke gebouwen. Sabam en verzekering burgerlijke aansprakelijkheid zijn voor rekening van de huurder of gebruiker.
• Het lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele andere schadelijke gevolgen die voorvloeien uit het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur. Door de ingebruikname van de gemeentelijke infrastructuur, verklaart de gebruiker dit reglement te kennen en in te staan voor de stipte naleving ervan.
• Persoonsgegevens die verstrekt worden aan het lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos, worden steeds verwerkt in overeenstemming met het privacybeleid van het lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos, dat men kan raadplegen op de website van het lokaal bestuur.
• Alle klachten worden gemeld en verwerkt in overeenstemming met het klachtenreglement van het lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos.

Artikel 14 Gebruik – Specifieke gebruiksvoorwaarden m.b.t. accommodatie

     Gemeenschapscentrum de oude pastorie:

• Voor vergaderingen, gespreksavonden, cursussen, repetities, tentoonstellingen, beurzen, seminaries, ateliers, recepties en privéfeesten
• Fuiven zijn niet toegelaten.
• Feesten en eetfestijnen zijn niet toegelaten in de vergaderlokalen.
• De lokalen zijn voorzien van tafels en stoelen.
• In de zalen mag er nooit ‘à la minute’ gekookt worden.
• Het is verboden om keukenmateriaal mee te nemen.
• Kaarsen zijn toegestaan maar moeten in geschikte kaarshouders en op een stabiele ondergrond geplaatst worden.
• Didactisch materiaal kan op aanvraag ter beschikking gesteld worden.
• Alle meegebrachte elektrische toestellen moeten voldoen aan de wettelijke veiligheidsnormen.
• Gemeenschapscentrum de oude pastorie is exclusieve leverancier van dranken en versnaperingen. Het bestuursorgaan van de EVA-vzw bepaalt de verkoopprijs. Afwijkingen hierop kunnen worden toegestaan in afspraak met het secretariaat van GC de oude pastorie. De huurprijs van de lokalen wordt dan in verhouding verhoogd.  Bij aanvang en afloop van de verhuring wordt een inventaris van de drankenstock gemaakt door het gemeenschapscentrum de oude pastorie. De factuur hiervan wordt na de activiteit overgemaakt.

     JOC:

• Feesten, eetfestijnen en fuiven zijn niet toegelaten in de vergaderlokalen.
• De lokalen zijn voorzien van tafels en stoelen.
• De huurder of gebruiker zorgt zelf voor drank, glazen en frigo’s en het koud zetten van de dranken.
• Alle meegebrachte materialen dienen verwijderd te worden alvorens het terugbrengen van de sleutels.

  Pastorie Ramsdonk:

• Enkel voor erfgoed gerelateerde activiteiten: vergaderingen, gespreksavonden, cursussen, repetities, tentoonstellingen, ateliers en recepties.
• Aanvragen voor andere doeleinden dan erfgoed gerelateerde worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
• Feesten, eetfestijnen en fuiven zijn niet toegelaten.

     ‘t Klawieterke:

• Enkel voor verenigingen en scholen uit de gemeente.
• Feesten, eetfestijnen en fuiven zijn niet toegelaten.
• De refter en keuken is voorzien van tafels en stoelen.
• De huurder of gebruiker zorgt zelf voor drank, glazen en frigo’s en het koud zetten van de dranken.
• Alle meegebrachte materialen dienen verwijderd te worden alvorens het terugbrengen van de sleutels.

     Sportzalen scholen en ‘t Klawieterke:

• Enkel voor verenigingen en scholen uit de gemeente voor sport gerelateerde activiteiten.
• Cursussen, repetities, beurzen, feesten, eetfestijnen en fuiven zijn niet toegelaten.

 

HOOFDSTUK 3 SLOTBEPALINGEN

Artikel 15 Bekendmaking

Dit besluit wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 tot en met 288 van het decreet van het lokaal bestuur van 22 december 2017.

Overeenkomstig artikel 330 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 wordt de toezichthoudende overheid op de hoogte gebracht van de bekendmaking van dit besluit.