Besluit
Art. 1 Periode
Voor een termijn eindigend op 31 december 2025, wordt een retributie geheven op de verhuur van gebouwen, zalen en lokalen van het lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos.
Art. 2 Type aanvragers
De volgende gebruikerscategorieën komen in aanmerking voor gebruik:
- categorie A: gratis
- Adviesraden, onderwijsinstellingen uit de gemeente binnen de schooluren, het gemeentebestuur, de gemeentelijke openbare instellingen.
- Organisatoren van activiteiten met een maatschappelijke meerwaarde en goede doelen mits akkoord van het college van burgemeester en schepenen.
- categorie B:
- Erkende verenigingen uit de gemeente, politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad.
- categorie C:
- Niet erkende verenigingen uit de gemeente.
- Straat-, wijk- of buurtfeesten indien zij voldoen aan volgende voorwaarden:
- de activiteit wordt georganiseerd op het grondgebied van de gemeente Kapelle-op-den-Bos
- de activiteit richt zich tot alle inwoners uit de straat, buurt of wijk. Hiervoor worden alle bewoners van de betrokken straat of buurt schriftelijk uitgenodigd ongeacht politieke, religieuze of filosofische overtuigingen en ongeacht de persoonlijke situatie
- de organisatoren wonen in de betrokken straat of buurt
- de promotie / uitnodiging vermeldt de steun van het lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos.
Volgende activiteiten zijn geen straat-, wijk- of buurtfeest:
- privéfeesten
- familiefeesten
- schoolfeesten
- feesten van vzw’s, vennootschappen of verenigingen met een ander hoofddoel dan het bevorderen van sociale contacten en leefbaarheid in de buurt
- feesten met een politiek, religieus, filosofisch of commercieel karakter
- feesten met een winstgevend doel, buurt- of wijkkermissen, eetfestijnen, braderijen,…
- categorie D:
- Verenigingen buiten Kapelle-op-den-Bos.
- Privé en andere dan vermeld in de vorige categorieën.
Art. 3 Aanvraag
De aanvrager doet de aanvraag aan de hand van het ter beschikking gestelde aanvraagformulier. De aanvragen worden chronologisch toegekend.
De aanvrager is verantwoordelijk voor het correct verstrekken van informatie. Door het indienen van de aanvraag verbindt hij er zich toe dat de ingevulde gegevens correct zijn. De aanvrager dient meerderjarig te zijn of te worden vertegenwoordigd door één van de ouders of voogd, met uitzondering voor de jeugdverenigingen waar 16 jaar de minimumleeftijd is.
Andere aanvragen zoals vergoeding Sabam e.a. dienen apart door de aanvrager aangevraagd te worden aan de betrokken organisaties en/of diensten.
Een organisatie bestaat uit een groep/team organisatoren. Per organisatie/evenement wordt één hoofdverantwoordelijke aangeduid.
Annulering door overmacht bestuur:
- het lokaal bestuur behoudt het recht om na de totstandkoming van de overeenkomst, de reserveringen te annuleren voor zolang als nodig ingeval van gebeurtenissen veroorzaakt door overmacht of werken die het sluiten van de accommodatie geheel of gedeeltelijk vereisen.
- in voorkomende gevallen zal de gebruiker/aanvrager geen aanspraak kunnen maken op enige vorm van schadevergoeding.
Art. 4 Algemene voorwaarden
Leefregels:
- de gebruiker verbindt zich ertoe de lokalen en bijhorende materialen in geen geval verder uit te lenen of te verhuren aan derden. In geval van verdere uitlening kan de organisatie of het initiatief geschorst of uitgesloten worden van verder toekomstig gebruik van de lokalen. Het college van burgemeester en schepenen zal hierover beslissen.
- het is verboden om ramen, deuren, panelen, vloeren, te benagelen, te beplakken of te beschrijven. Versiering wordt aangebracht na goedkeuring van de zaalverantwoordelijke.
- roken is verboden in alle gebouwen.
- drugs en vandalisme worden niet getolereerd. Wanneer één van beide of beide inbreuken worden vastgesteld, zowel binnen als rondom het gebouw, kan het college van burgemeester en schepenen een schadevergoeding opleggen. De schade aan inboedel en/of gebouw moet bijkomstig worden vergoed. De politie zal tevens op de hoogte worden gesteld.
- er worden geen dieren toegelaten in de lokalen, uitgezonderd (blinde)geleide honden en diensthonden van de hulpdiensten.
- fietsen, bromfietsen e.d. dienen op de daartoe voorziene plaatsen te worden achtergelaten.
- de toegang tot de technische lokalen is verboden.
- de gebruiker houdt zich eraan geen onnodige energie te verspillen (verwarming, verlichting,…).
- gemeentepersoneel heeft ten allen tijde toegang tot de zalen.
Beschikbaarheid:
- de gebruiksduur die wordt toegestaan, dient strikt geëerbiedigd te worden. Eventuele afwijkingen dienen vooraf aangevraagd te worden bij het secretariaat van het lokaal bestuur of bij GC de oude pastorie voor de lokalen van het gemeenschapscentrum en het JOC.
- de ruimten worden ter beschikking gesteld in de staat zoals zij zich op dat ogenblik bevinden.
Sleutels:
- de sleutels dienen afgehaald en teruggebracht te worden tijdens de kantooruren bij het gemeenschapscentrum de oude pastorie – na afspraak, tenzij anders overeengekomen met het gemeenschapscentrum de oude pastorie
Schoonmaak:
Dranken:
Veiligheid:
- de gebruiker verbindt er zich toe het reglement inzake brandveiligheid voor de betreffende lokalen na te leven.
- er mogen op geen enkel ogenblik meer dan het toegestane aantal personen in de zaal aanwezig zijn (zie artikel 2.4.2.).
- de gebruiker verbindt zich er toe om eventuele bijkomende opgelegde voorwaarden te respecteren.
Schade:
- de gebruiker is verantwoordelijk voor de aangerichte schade aan het gebouw zowel door hemzelf, zijn aangestelde als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit.
- de gebruiker is tevens verantwoordelijk voor de schade aan eventuele mobiele infrastructuur en al de gebruikte materialen die gevolg is van onoordeelkundig gebruik.
- schadevergoeding wordt aangerekend ten bedragen van herstellings- of vervangingskosten alsook administratieve verwerking.
- eventuele beschadigingen of diefstal moeten onmiddellijk gemeld worden aan het secretariaat van het administratief centrum. GC de oude pastorie voor de lokalen in het GC en het JOC en aan het lokaal bestuur voor de sportzalen en lokalen in het administratief centrum.
- bij herhaalde of ernstige beschadiging kan de betrokken organisatie of vereniging voor een bepaalde periode geschorst of uitgesloten worden van toekomstige mogelijkheden tot uitlenen en/of huur.
- in geval van betwistingen, schendingen van het reglement, moeilijkheden en/of uitzonderingen die niet vermeld zijn in onderhavig document, beslist het college van burgemeester en schepenen.
Wetgeving:
- omwille van de Vlaremwetgeving is het aantal openbare activiteiten met muziek in het gemeenschapscentrum en het JOC beperkt tot maximum 12 per jaar en 2 per maand.
- de huurder of gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle gemeentelijke en/of bovenlokale voorschriften, van auteursrechten, van politiereglementen, de wetgeving i.v.m. geluidsnormen en van de wet van de handelspraktijken.
- het jaartarief billijke vergoeding is voor rekening van het lokaal bestuur voor binnen-activiteiten in de gemeentelijke gebouwen. Sabam en verzekering burgerlijke aansprakelijkheid zijn voor rekening van de huurder of gebruiker (zie artikel 3).
Afvalverwerking bij grote evenementen:
- er worden 2 vuilzakken ter beschikking gesteld per evenement. Meerverbruik is te voorzien en ten laste van de organisator.
- er worden gratis sorteerzuilen voorzien per evenement.
- het is verplicht om dranken te serveren in herbruikbare bekers. Indien de organisator ervoor kiest om toch wegwerpbekers aan te bieden, dan moet hij die materialenstroom opnieuw inzamelen. De bewijslast ligt bij de organisator.
Art. 5 Retributie
De retributie is verschuldigd door de aanvrager op het ogenblik van de aanvraag. De betaling van de retributie geschiedt door betaling via het voorziene webplatform van zodra deze actief is. In de overgangsperiode (niet actief zijn van het webplatform), geschiedt de betaling via overschrijving na ontvangst van de factuur.
Er wordt geen waarborg gevraagd.
In geval van niet-betaling, beschadigingen, ongeoorloofd gebruik,… kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om (tijdelijk) geen activiteiten te laten plaatsvinden door de desbetreffende aanvrager en/of de organisatie/vereniging in wiens naam hij de aanvraag heeft gedaan. Daarnaast kunnen toekomstige aanvragen van de aanvrager geweigerd worden.
Art. 6 Zalen en lokalen
A. Gemeenschapscentrum (GC) de oude pastorie, Kerkstraat 24 in Nieuwenrode
Het beheer van GC de oude pastorie ligt in handen van EVA-vzw (extern verzelfstandigd agentschap) GC de oude pastorie.
Specifieke voorwaarden:
- voor verenigingen en privé voor vergaderingen, gespreksavonden, cursussen, repetities, tentoonstellingen, beurzen, seminaries, ateliers, recepties en privéfeesten
- fuiven zijn niet toegelaten
- feesten en eetfestijnen zijn niet toegelaten in de vergaderlokalen
- tarieven en aantal toegelaten personen:
- Humbertuszaal + terras: maximum 100 personen
- Cat. A gratis
- Cat. B 25 euro
- Cat. C 40 euro
- Cat. D 100 euro
- Faye (café met toog, tapinstallatie, koeling en afwasbak ): maximum 40 personen
- Cat. A gratis
- Cat. B 25 euro
- Cat. C 40 euro
- Cat. D 80 euro
- Keuken (inclusief materialen, koelingen, afwasmachine, gasfornuis,…)
- Cat. A gratis
- Cat. B 35 euro
- Cat. C 50 euro
- Cat. D 110 euro
- Elisabeth: maximum 25 personen
- Cat. A gratis
- Cat. B 15 euro
- Cat. C 30 euro
- Cat. D 60 euro
- Buitenplein (uitgezonderd parkeergebruik):
- gratis gebruik mits akkoord van het college van burgemeester en schepenen.
- vergoeding voor gebruik elektriciteit en water mits van toepassing.
- de lokalen zijn voorzien van tafels en stoelen
- in de zalen mag er nooit ‘à la minute’ gekookt worden
- het is verboden om keukenmateriaal mee te nemen
- kaarsen zijn toegestaan maar dienen in geschikte kaarshouders en op een stabiele ondergrond geplaatst te worden
- alle meegebrachte elektrische toestellen moeten voldoen aan de wettelijke veiligheidsnormen
- didactisch materiaal kan op aanvraag ter beschikking worden gesteld
- in alle huurprijzen zijn kosten voor materiaalgebruik, energieverbruik en billijke vergoeding begrepen voor binnen-activiteiten
- de zalen en de toiletten dienen in verzorgde en oorspronkelijke staat te worden achtergelaten en dienen uitgeveegd te worden door de huurder of gebruiker
- de buitenomgeving wordt proper en vrij achtergelaten (geen flesjes, glazen, kapot glas of andere materialen achterlaten)
- bij het verlaten van het gebouw moeten alle lichten gedoofd worden en dienen alle deuren en vensters gesloten te worden
- bij niet socio-culturele activiteiten en privéactiviteiten heeft de organisator de keuze om na de activiteit al dan niet alles zelf schoon te maken met nat. Indien de gemeentelijke diensten moeten instaan voor de eindschoonmaak, betaalt de organisator 50,00 euro.
- gemeenschapscentrum de oude pastorie is exclusieve leverancier van dranken en versnaperingen. De raad van bestuur van de EVA-vzw bepaalt de verkoopprijs. Afwijkingen hierop kunnen worden toegestaan in afspraak met het secretariaat van GC de oude pastorie. De huurprijs van de lokalen wordt dan in verhouding verhoogd. Bij aanvang en afloop van de verhuring wordt een inventaris van de drankenstock gemaakt door het gemeenschapscentrum de oude pastorie. De factuur hiervan wordt opgestuurd.
B. Jeugdontmoetingscentrum (JOC), Evert Larockstraat 2 in Kapelle Oost
Specifieke voorwaarden:
- voor verenigingen en privé
- feesten, eetfestijnen en fuiven zijn niet toegelaten in de vergaderlokalen
- tarieven en aantal toegelaten personen:
- Jeugdhuis: maximum 89 personen
- Cat. A gratis
- Cat. B 50 euro
- Cat. C 65 euro
- Cat. D 100 euro
- Grote vergaderzaal: maximum 30 personen
- Cat. A gratis
- Cat. B 15 euro
- Cat. C 20 euro
- Cat. D 30 euro
- Vergaderzaal: maximum 15 personen
- Cat. A gratis
- Cat. B 10 euro
- Cat. C 15 euro
- Cat. D 25 euro
- Buitenplein (uitgezonderd parkeergebruik) + lokalen JOC:
- 100 euro per dag voor categorieën B en C inclusief gebruik elektriciteit en water mits akkoord van het college van burgemeester en schepenen.
- de lokalen zijn voorzien van tafels en stoelen
- de lokalen en de toiletten dienen in verzorgde en oorspronkelijke staat te worden achtergelaten en dienen geveegd te worden door de huurder of gebruiker
- de buitenomgeving dient proper en vrij achtergelaten te worden (geen flesjes, glazen, kapot glas of andere materialen achterlaten)
- bij het verlaten van het gebouw moeten alle lichten gedoofd worden en dienen alle deuren en vensters afgesloten te worden
- bij niet socio-culturele activiteiten en privéactiviteiten heeft de organisator de keuze om na de activiteit al dan niet alles zelf schoon te maken met nat. Indien de gemeentelijke diensten moeten instaan voor de eindschoonmaak, betaalt de organisator 50,00 euro.
- de huurder of gebruiker zorgt zelf voor drank, glazen en frigo’s en het koud zetten van de dranken. Alle meegebrachte materialen dienen verwijderd te worden alvorens het terugbrengen van de sleutels.
C. De Kei, Schoolstraat 8 in Kapelle centrum.
Specifieke voorwaarden:
- voor verenigingen en privé voor cursussen, repetities en beurzen
- feesten, eetfestijnen en fuiven zijn niet toegelaten
- aantal toegelaten personen: maximum 60 personen
- tarieven (exclusief materialen):
- Sportzaal
- Cat. A gratis
- Cat. B 10 euro per uur
- Cat. C 25 euro per uur
- Cat. D 40 euro per uur
- voor het gebruik van het turnmateriaal betaalt de organisator een forfaitair bedrag van 50,00 euro per reservatie.
- Speelplaats + parking
- Cat. A gratis
- Cat. B / C / D 100 euro per reservatie
D. Het Kiezeltje, Oudstrijdersstraat 28 in Kapelle centrum
Specifieke voorwaarden:
- voor verenigingen en privé voor cursussen, repetities en beurzen
- feesten, eetfestijnen en fuiven zijn niet toegelaten
- aantal toegelaten personen: maximum 80 personen
- tarieven (exclusief materialen):
- Sportzaal
- Cat. A gratis
- Cat. B 10 euro per uur
- Cat. C 25 euro per uur
- Cat. D 40 euro per uur
E. ‘t Mulderke, Molenstraat 52 in Nieuwenrode
Specifieke voorwaarden:
- voor verenigingen voor sport gerelateerde activiteiten
- cursussen, repetities, beurzen, feesten, eetfestijnen en fuiven zijn niet toegelaten
- aantal toegelaten personen: maximum 80 personen
- tarieven (exclusief materialen):
- Sportzaal
- Cat. A gratis
- Cat. B 10 euro per uur
- Cat. C 25 euro per uur
- Cat. D 40 euro per uur
- voor het gebruik van het turnmateriaal betaalt de organisator een forfaitair bedrag van 50,00 euro per reservatie.
- Speelplaats + parking
- Cat. A gratis
- Cat. B / C / D 100 euro per reservatie
F. Pastorie Ramsdonk, Gemeenteplein in Ramsdonk.
Specifieke voorwaarden:
- voor verenigingen en privé voor vergaderingen, gespreksavonden, cursussen, repetities, tentoonstellingen, ateliers en recepties
- feesten, eetfestijnen en fuiven zijn niet toegelaten
- aantal toegelaten personen: maximum 15 personen in het kleinste lokaal en maximum 30 personen in het grootste lokaal
- tarieven (voor de 2 lokalen links van de gang):
- Cat. A gratis
- Cat. B 10 euro
- Cat. C 20 euro
- Cat. D 50 euro
Art. 7 Verzekeringen
Brandverzekering:
- de organisator dient zelf een brandverzekering af te sluiten, tenzij de uitbater reeds een brandverzekeringspolis heeft, waarin vermeld staat dat de eigenaar afstand doet van verhaal t.a.v. de inrichters (d.w.z. dat de inrichters niet verantwoordelijk gesteld worden ingeval van brand)
- de zaaluitbater moet verzekerd zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand en ontploffing.
Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid:
- de organisator moet verplicht een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten. Deze dekt materiële en lichamelijke schade
- zonder bijkomende verzekering burgerlijke aansprakelijkheid draait de organisator op voor de schade die voortvloeit uit de organisatie
Facultatieve verzekeringen:
- verzekering contractuele aansprakelijkheid: met deze verzekering kan de schade aan tent of zaal, die tijdens de activiteit al dan niet per ongeluk wordt toegebracht, vergoed worden
- objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing: een publiek toegankelijke inrichting moet verplicht verzekerd zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand en ontploffing. Alle openbare gelegenheden vallen hieronder. Het lokaal bestuur van Kapelle-op-den-Bos heeft hiervoor een verzekering afgesloten.
Verzekering ‘alle risico’s’:
- deze verzekering dekt vandalisme en diefstal, zowel aan eigen als aan gehuurd materiaal.
- voor wie regelmatig materiaal huurt, kan het interessant zijn om een abonnementspolis op jaarbasis af te sluiten (1,1% van de nieuwwaarde).
- bij elk evenement blijft de organiserende vereniging verantwoordelijk, zelfs als zij een beroep doet op één of andere firma voor het plaatsen van podiums, lichtbruggen of geluid, zelfs als de hele organisatie in handen wordt gegeven van een beroepsfirma.
Verzekering voertuigen:
- de voertuigen van de technische dienst zijn niet omnium verzekerd. Eventuele schade is aldus ten laste van de aanvrager. Het voertuig dient met een volle benzinetank terug geleverd te worden. Sleutels dienen opgehaald te worden bij de technische dienst in het administratief centrum tijdens de kantooruren.
Art. 8 Bekendmaking
Dit reglement zal worden bekendgemaakt op de gemeentelijke website, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekend gemaakt wordt.
De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van de bekendmaking van het reglement op de webtoepassing van het lokaal bestuur.