De voorzitter opent de zitting op 27/03/2023 om 21:56.
Gelet op de notulen van de OCMW-raad d.d. 27 februari 2023.
Gelet op de artikelen 32, 277 en 278 van het decreet lokaal bestuur.
Art. 1 De notulen van de OCMW-raad d.d. 27 februari 2023 worden goedgekeurd.
Op 6 februari werd het grensgebied tussen Turkije en Syrië zwaar getroffen door aardbevingen.
Op de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023, werd de vraag gesteld of het lokaal bestuur een actie doet ter ondersteuning van de slachtoffers in Turkije en Syrië.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen.
De relevante bepalingen vervat in het gemeentedecreet, zoals thans geactualiseerd van toepassing, inzonderheid wat betreft de artikelen 2, 42, 43 en 57.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 en het ministerieel besluit van 1 oktober 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus gemeenten, provincies en OCMW’s.
De relevante bepalingen vervat in de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen.
Op 21 februari 2023 werd de werkgroep Internationale samenwerking bijeen geroepen ter bespreking van o.a. de steun voor Turkije/Syrië.
De leden van de werkgroep namen contact op met enkele noodhulporganisaties en kwamen tot het advies om een deel (2/3) van de nominatieve subsidie voor Internationale projecten 2023 over te maken aan Dokters van de Wereld. Het programma van Dokters van de Wereld is te vinden in de bijlage. Naast de medische hulp, bieden ze ook psychosociale hulp aan. Het contact met Dokters van de Wereld verloopt via Dorien Naeyaert, zij is al jaren een contactpersoon bij het indienen van Internationale projecten. Indien de raad voor maatschappelijk welzijn de toelage aan Dokters van de Wereld goedkeurt, geeft Dorien graag een terugkoppeling in september/oktober in de vorm van een lezing/infoavond over de hulp die ze tot dan al hebben kunnen bieden en welke hulp er nog nodig is in de getroffen gebieden.
Voor de resterende 1/3 gaat de werkgroep op zoek naar andere Internationale projecten die een link hebben met een Kapellenaar. Indien deze zoals vorig jaar niet gevonden wordt, geeft de werkgroep Internationale samenwerking het advies om dit na de lezing/infoavond ook aan de Dokters van de Wereld te schenken.
Daarnaast werd er voorgesteld om materiaal in te zamelen om mee te geven met de actie van Bpost. Er werd via de sociale media kanalen van de gemeente een oproep van Bpost gedeeld, zodat inwoners zelf kunnen doneren. Er werd even getracht om met de werkgroep zelf ook een inzamelactie te houden, maar door de korte deadline van Bpost, werd dit voor de werkgroep onmogelijk.
Het feit dat het hier gaat om een toelage van meer dan 1.239,47 EUR.
De wettelijk voorziene verplichtingen.
Het betreft een toelage van een bedrag gelegen tussen 1.239,47 EUR en 24.789,35 EUR, er wettelijk een vrijstellingsmogelijkheid bestaat, met uitzondering van de verplichtingen opgelegd bij de artikelen 3 en 7, 1° van bedoelde wet.
Het budget van het lopend dienstjaar, voorziet onder budgettair artikel 2023/S4O1P1A5/0160-00/6497000/OCMW/VB/IP-GEEN: Werkingssubsidie internationale samenwerking.
Art.1: De raad beslist akkoord te gaan met de toekenning van een nominatieve toelage aan Dokters van de Wereld ten belope van een bedrag van 3.000,00 EUR, dit ter ondersteuning van noodhulp in Turkije en Syrië.
Art.2: De in artikel 1 bedoelde toelage zal uitsluitend aangewend worden (cfr. artikel 3 van de wet van 14 november 1983) voor het omschreven project.
Art.3: de kredieten worden voorzien op jaarbudgetrekening 2023/S4O1P1A5/0160-00/6497000/OCMW/VB/IP-GEEN
Art.4: Het vast bureau wordt belast met de verdere uitvoering en controle van deze beslissing.
De raad keurde op 19 december 2022 een aanpassing van het arbeidsreglement door de toevoeging van de reglementen tijdsregistratie en telewerk, goed.
Het bestuur zal deze reglementen na een periode van 12 maanden evalueren en desgevallend bijsturen.
Niettemin heeft het lokaal bestuur na vele gesprekken met haar medewerkers besloten om het reglement telewerk op één punt nu reeds te wijzigen, en dit in functie van deeltijdse medewerkers.
De arbeidstijdwet van 14 december 2000.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
De gemeenteraadsbeslissing van 26 oktober 2010 waarbij een regeling werd getrokken met betrekking tot de opname van openstaande saldi aan overuren die door het gemeentepersoneel werden gepresteerd voor de datum van inwerkingtreding van de rechtspositieregeling.
De wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk.
Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 84.
Lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos streeft naar een modern, transparant en flexibel HR-beleid en naar werkbaar werken voor alle personeelsleden en heeft daartoe in haar meerjarenplan verschillende doelstellingen en acties opgenomen om hier te kunnen op inzetten.
Deze doelstellingen en acties werden onder andere vertaald in een beleidsplan flexibel werken 2.0 dat door MAT en college positief werden onthaald.
De invoering van plaats- en tijdsonafhankelijk werken, als onderdeel van het beleidsplan flexibel werken 2.0, vraagt een aanpassing van het arbeidsreglement, meer concreet een aanpassing van het reglement tijdsregistratie en het toevoegen van een reglement telewerk.
Deze reglementen zijn een eerste aanzet om van tijdsgericht werken naar klant- en resultaatsgericht werken te evolueren. Uiteraard is dit een cultuur- en mentaliteitswijziging waaraan de volgende jaren blijvend zal moeten worden gewerkt en hetgeen periodiek verder zal moeten worden geëvalueerd en eventueel bijgestuurd.
Dit voorstel van wijziging werd besproken tijdens een overleg met de vakorganisaties, dat plaatsvond op 9 maart 2023. Dit leidde tot een protocol 1/2023, zoals opgenomen in bijlage.
De prestatiebreuk wordt in het flexibel werken steeds gelijkmatig verdeeld over de werkweek. Prestaties van deeltijdse medewerkers worden in een open rooster verdeeld over 5 dagen. Een medewerker die 80% werkt, heeft dus een dagwaarde van 6,1 uur per dag. Medewerkers die hun 20% afwezigheid willen opnemen in één volledige dag, presteren dus 4 dagen van 7,6 uur.
Het reglement telewerk stelt dat een medewerker met een voltijdse tewerkstelling maximaal 8 uur kan telewerken per week. Voor deeltijdse medewerkers wordt deze 8 uur pro rata berekend. Concreet betekent dit dat iemand die 80% werkt (4/5) en die de arbeidsduur in 4 dagen presteert, niet 1 volledige dag kan thuiswerken. 1 volledige dag in 4/5 telt immers 7,6 uur terwijl het structureel telewerk van 8 uur per week pro rata 80% maar 6,4 uur is. Voor medewerkers die hun 80% tewerkstelling presteren over 5 dagen is er geen probleem.
Het voorstel van het bestuur is nu om de pro rata regeling pas te laten ingaan vanaf een tewerkstelling die minder bedraagt dan 80%. Het aantal uren telewerk per week wordt bepaald aan de hand van de tewerkstellingsbreuk.
Bijvoorbeeld:
Artikel 1. Het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel wordt aangepast mits toevoeging van een gewijzigde bijlage telewerk, dewelke in bijlage van deze beslissing worden gevoegd.
Artikel 2. Deze wijziging treedt in werking vanaf 3 april 2023.
De OCMW-raad besloot op 30 augustus 2021 toe te treden tot Poolstok cvba voor de ondersteuning inzake personeels- en organisatiebeleid voor het OCMW-personeel.
Op de raad van 30 augustus 2021 duidde de raad de algemeen directeur, Siebe Ruykens, voor als afgevaardigde om OCMW Kapelle-op-den-Bos te vertegenwoordigen op de algemene vergadering van Poolstok en als plaatsvervangend vertegenwoordiger werd schepen Lena Ghysels aangeduid.
Op 1 januari 2023 volgde schepen Sonja Thielemans Lena Ghysels op als schepen van personeel.
Decreet van 2 maart 1999 houdende machtiging tot deelneming in een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid bevoegd voor de uitvoering van opdrachten met betrekking tot overheidspersoneel.
Decreet van 29 mei 2015 houdende machtiging tot deelneming in Poolstok cvba en wijziging van de opdracht van Poolstok cvba.
De statuten van Poolstok cvba zoals goedgekeurd op de buitengewone algemene vergadering van 25 mei 2018.
Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 40 en 41.
In de mail van 29 juni 2021 vraagt Poolstok haar vennoten om één vaste vertegenwoordiger aan te duiden voor de Algemene Vergadering. Deze persoon mag namens onze organisatie deelnemen aan de beraadslagingen, stemmen uitbrengen en akten en beslissingen ondertekenen. Dit kan een mandataris zijn, maar dit is niet verplicht. De vertegenwoordiger kan de organisatie gedurende de gehele legislatuur vertegenwoordigen, maar kan ook jaarlijks, per vergadering aangeduid worden. Deelname aan de Algemene Vergadering wordt niet bezoldigd.
Naast een vaste vertegenwoordiger kan er ook een plaatsvervangend vertegenwoordiger worden aangeduid. De plaatsvervanger kan de vaste vertegenwoordiger steeds vervangen indien deze niet aanwezig zou kunnen zijn. Het aanstellen van een vaste plaatsvervanger is echter niet verplicht. Er kan ook per vergadering een persoon worden gemandateerd om aan de vergadering deel te nemen ter vervanging van de vaste vertegenwoordiger. Hiertoe ontvangt de vaste vertegenwoordiger samen met de uitnodiging voor de (Buitengewone) Algemene Vergadering(en) een volmachtformulier.
De algemeen directeur, Siebe Ruykens, is als hoofd van personeel de meest toegewezen persoon om OCMW Kapelle-op-den-Bos te vertegenwoordigen op de algemene vergadering van Poolstok. Bij diens afwezigheid is de schepen van personeel het meest geschikt om die taak over te nemen.
Op voorstel van het vast bureau.
Art. 1. De schepen van personeel, Sonja Thielemans aan te duiden als plaatsvervangend vertegenwoordiger bij afwezigheid van de algemeen directeur voor de algemene vergadering van Poolstok cbva voor de periode van heden tot het einde van de gemeentelijke legislatuur.
Met 21 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 0 stemmen onthouden.
Art. 2. Een afschrift van deze beslissing te bezorgen aan Poolstok.
Art. 3. De administratie te belasten met de afhandeling van de formaliteiten.
Op 25 april 2022 trad het OCMW toe tot de OFP Prolocus en werd schepen Lena Ghysels aangeduid als effectief vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van de OFP Prolocus.
Op 1 januari 2023 verving schepen Sonja Thielemans Lena Ghysels als schepen van personeel.
Overwegende dat het bestuur voor het voorzien in een tweede pensioenpijler de keuze heeft tussen enerzijds een overheidsopdracht voor een groepsverzekering bij een verzekeraar en anderzijds het aansluiten bij een instelling voor bedrijfspensioen-voorziening (pensioenfonds).
Overwegende het voorstel van het vast bureau van 16 maart 2022 om met ingang van 1 januari 2022 toe te treden tot OFP PROLOCUS en de eraan gekoppelde modaliteiten qua pensioentoezegging;
Overwegende dat verder de intentie geuit werd om met volgende entiteit een MIPS-groep te vormen: gemeente Kapelle-op-den-Bos, om de interne mobiliteit van het personeel tussen beide entiteiten te bevorderen;
Overwegende dat de op basis van het financieringsplan verschuldigde bijdragen en de kosten voor het functioneren van OFP PROLOCUS zullen ingehouden worden door de RSZ en daarna doorgestort worden aan OFP PROLOCUS;
Overwegende dat voormelde intentieverklaring van het vast bureau en voormelde documenten in het bijzonder onderhandelingscomité besproken werden; dat deze bespreking leidde tot een niet bindend protocol van akkoord (zie protocol 01/2022 in bijlage);
Overwegende dat er een vertegenwoordiger moet aangeduid worden om het bestuur te vertegenwoordigen in de algemene vergadering van OFP PROLOCUS;
Overwegende dat na de beslissing tot toetreding, dit aan OFP PROLOCUS moet meegedeeld worden en dat de algemene vergadering van OFP PROLOCUS de kandidatuur moet goedkeuren.
Op voorstel van het vast bureau.
Artikel 1. Schepen van personeel Sonja Thielemans wordt afgevaardigd als effectief vertegenwoordiger in de algemene vergadering van OFP Prolocus voor de periode van heden tot het einde van de gemeentelijke legislatuur.
Met 21 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 0 stemmen onthouden.
Artikel 2. De voorzitter van de Raad en de algemeen directeur worden gemachtigd om de noodzakelijke vervolgstappen te nemen voor de uitvoering van voormelde beslissingen.
Op 28 januari 2019 werden twee afgevaardigden aangeduid voor de algemene vergadering en één deskundige voor de raad van bestuur van de Welzijnskoepel West-Brabant (welzijnsvereniging).
Gezien de langdurige afwezigheid van de adjunct algemeen directeur is het aangewezen om een nieuwe deskundige aan te duiden.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
De statuten van de Welzijnskoepel West-Brabant;
Het huishoudelijke reglement van de Welzijnskoepel West-Brabant.
Het OCMW Kapelle-op-den-Bos is deelgenoot van de Welzijnskoepel West-Brabant (welzijnsvereniging).
Zoals bepaald in de statuten en het huishoudelijk reglement kan elke deelgenoot een interne deskundige afvaardigen naar de raad van bestuur mits goedkeuring door de algemene vergadering van de Welzijnskoepel West-Brabant. Deze deskundige wordt afgevaardigd omwille van zijn/haar expertise in het domein van welzijn en zorg.
Het vast bureau stelt voor om Ilse Rymenants als deskundige voor de raad van bestuur af te vaardigen.
Art. 1: De raad voor maatschappelijk welzijn duidt Ilse Rymenants aan als deskundige in de raad van bestuur van de Welzijnskoepel West-Brabant bij geheime stemming voor de periode van heden tot het einde van de gemeentelijke legislatuur.
Met 21 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 0 stemmen onthouden.
Art. 2: Deze beslissing wordt in het kader van het bestuurlijk toezicht opgenomen in de besluitenlijst.
Art. 3: Een uittreksel van deze beslissing zal worden overgemaakt aan de Welzijnskoepel West-Brabant.
De OCMW-raad heeft tijdens de zitting van 27 februari 2023 beslist om toe te treden tot de aankoopcentrale CREAT van TMVS.
CREAT vraagt om een effectief vertegenwoordiger en een plaatsvervanger aan te duiden voor de algemene vergaderingen voor de periode van heden tot het einde van de gemeentelijke legislatuur.
Het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 70 en 78 inzake de bevoegdheid van de OCMW-raad en op deel 3, titel 3 inzake de intergemeentelijke samenwerking.
Het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 432 bepaalt dat de vertegenwoordigers op de algemene vergadering rechtstreeks aangewezen worden door de leden uit de OCMW-raad en dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dienst te worden herhaald voor elke algemene vergadering.
De vertegenwoordigers van de algemene vergadering mogen niet worden voorgedragen als kandidaat-lid voor de raad van bestuur en voor het regionaal bestuurscomité.
De OCMW-raad heeft tijdens de zitting van 27 februari 2023 beslist om toe te treden tot de aankoopcentrale CREAT van TMVS. TMVS is een dienstverlenende intergemeentelijke vereniging opgericht in 2017.
Op voorstel van het vast bureau.
Art. 1 De OCMW-raad beslist om Dhr Geert Van de Voorde, schepen, aan te duiden als vertegenwoordiger op de (buitengewone) algemene vergadering voor de periode van heden tot het einde van de gemeentelijke legislatuur.
Met 21 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 0 stemmen onthouden.
Art. 2 De OCMW-raad beslist om Dhr Bruno Keuleers, schepen, aan te duiden als plaatsvervangend vertegenwoordiger op de (buitengewone) algemene vergadering voor de periode van heden tot het einde van de gemeentelijke legislatuur.
Met 21 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 0 stemmen onthouden.
Art. 3 Het vast bureau wordt belast met de uitvoering van deze beslissing.
Art. 4 Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan CREAT CV, Stropstraat 1, 9000 Gent.
De deontologische code voor mandatarissen werd door de raad goedgekeurd op 28 januari 2019.
Door een wijziging van het decreet over het lokaal bestuur wordt het verplicht voor een lokaal bestuur om een deontologische commissie op te richten.
Dit zowel voor gemeente, als OCMW. Een aanpassing van de deontologische code dringt zich op.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
De deontologische code voor mandatarissen, goedgekeurd in zitting van 28 januari 2019;
De meest recente wijziging van het decreet lokaal bestuur verplicht gemeente en OCMW tot een oprichting van een deontologische code.
De wijzigingen situeren zich als volgt:
Ook al is het juridisch nodig om voor de gemeente en het OCMW een aparte deontologische code en commissie op te richten, is het aangeraden om deze maximaal op elkaar af te stemmen. Het komt de duidelijkheid, de expertise van de leden en de praktische werking ten goede als de gemeentelijke deontologische commissie en die van het OCMW samengesteld zijn uit dezelfde mensen en gelijkaardige bevoegdheden en werkingsregels hebben.
De deontologische code van het lokaal bestuur is sterk geïnspireerd op het model van VVSG. Ook de wijzigingen in de aanpassing van het decreet zijn uitgeschreven in een nieuw model van VVSG, het addendum.
Het hoofdstuk "Naleving en handhaving van de deontologische code" wordt vervangen door de modeltekst in het addendum, aangepast aan de lokale noden.
Art. 1 De raad keurt de wijziging van de deontologische code voor mandatarissen - die integraal als bijlage bij deze beslissing gaat - goed.
Art. 2 Het vast bureau wordt gelast met de verdere uitvoering van deze beslissing.
Art. 3 De deontologische code wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website.
Het decreet lokaal bestuur voorziet in haar wijziging in de verplichte oprichting van een deontologische commissie.
het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
De deontologische code voor mandatarissen, gewijzigd op 27 maart 2023.
De gewijzigde deontologische code voor mandatarissen van 27 maart 2023 stelt in artikel 34 dat de raad de deontologische commissie opricht.
Het aantal leden van de deontologische commissie bedraagt 1 per fractie en evenveel als het aantal fracties in de raad. De voorzitter van de commissie is de raadsvoorzitter.
Onafhankelijke raadsleden vormen geen fractie en zijn niet vertegenwoordigd in de deontologische commissie.
Elke fractie wijst het mandaat in de commissie toe met een voordracht gericht aan de voorzitter van de raad. Wanneer er meerdere kandidaten per fractie worden ontvangen, dan beslist de raad.
Elke voordracht bevat een effectieve kandidaat en een plaatsvervanger per fractie.
Bij afwezigheid of wanneer het raadslid betrokken partij is, kan deze vervangen worden door de plaatsvervanger.
De algemeen directeur verstuurde op vrijdag 17 maart 2023 een mail naar alle raadsleden om per fractie één effectieve kandidaat en één plaatsvervanger voor te dragen voor de deontologische commissie en dit tegen uiterlijk vrijdag 24 maart 2023.
Art. 1 De raad keurt de samenstelling van de deontologische commissie goed:
Art. 2 Het vast bureau wordt gelast met de verdere uitvoering van deze beslissing.
De voorzitter sluit de zitting op 27/03/2023 om 22:10.
Namens raad voor maatschappelijk welzijn,
Siebe Ruykens
algemeen directeur
Hendrik De Vleeschouwer
voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn