De voorzitter opent de zitting op 25/04/2022 om 21:52.
Gelet op de notulen van de OCMW-raad d.d. 28 maart 2022.
Gelet op de artikelen 32, 277 en 278 van het decreet lokaal bestuur.
Art. 1 De notulen van de OCMW-raad d.d. 28 maart 2022 worden goedgekeurd.
Overwegende dat het bestuur de pensioenkloof tussen haar statutair personeel en contractueel personeel wil verkleinen; dat het bijgevolg voorziet in een tweede pensioenpijler voor de totaliteit van haar contractueel personeel.
Overwegende dat tot op heden het bestuur was aangesloten bij de groepsverzekering die na bemiddeling van de VVSG, aangeboden werd door Ethias en Belfius Insurance; dat deze verzekeraars in juni 2021 de lopende groepsverzekeringsovereenkomst per 1 januari 2022 hebben opgezegd.
De raad voor maatschappelijk welzijn van 26 oktober 2020 legde de pensioentoelage voor de tweede pensioenpijler voor haar contractuele personeelsleden vast op 4% van het pensioengevend loon vanaf 2022.
Overwegende dat het bestuur voor het voorzien in een tweede pensioenpijler de keuze heeft tussen enerzijds een overheidsopdracht voor een groepsverzekering bij een verzekeraar en anderzijds het aansluiten bij een instelling voor bedrijfspensioen-voorziening (pensioenfonds).
Overwegende dat, na onderhandelingen met de VVSG, OFP PROVANT werd omgevormd tot OFP PROLOCUS (een instelling voor bedrijfspensioenvoorziening met ondernemingsnummer 0809.537 155), een pensioenfonds waarbij alle lokale besturen van het Vlaamse Gewest kunnen toetreden.
Overwegende dat men door de toetreding bij een IBP meer betrokken is bij het beheer van zijn pensioenfinanciering; dat in tegenstelling tot een groepsverzekering het bestuur een vertegenwoordiger in de algemene vergadering van OFP PROLOCUS afvaardigt en naast controlebevoegdheid ook de mogelijkheid heeft om – indien nodig - punten op de agenda van de algemene vergadering te zetten. Overwegende dat in tegenstelling tot een groepsverzekering een IBP geen winsten ten voordele van de organisatie zelf nastreeft.
Overwegende dat een IBP ruime beleggingsmogelijkheden heeft, zodat een ruimer rendement mogelijk is dan in een tak 21 verzekering, zonder dat dit enige garantie inhoudt.
Overwegende dat het bestuur kan toetreden tot OFP PROLOCUS zonder overheidsopdracht vermits aan de voorwaarden van een in house opdracht voldaan zijn; dat het bestuur immers ten eerste via de algemene vergadering waar ze lid van wordt, toezicht uitoefent op OFP PROLOCUS zoals op haar eigen diensten; dat ten tweede meer dan 80% van de activiteiten van de OFP PROLOCUS de uitvoering van taken behelst die hem zijn toegewezen door de controlerende overheden, nl. het voorzien in aanvullende pensioenen voor lokale en provinciale besturen; dat er ten derde geen directe participatie van privékapitaal is in de OFP PROLOCUS en dat ten vierde OFP PROLOCUS zelf onderworpen is aan de wetgeving op de overheidsopdrachten.
Overwegende dat OFP PROLOCUS, in het verlengde van de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen, zwaar zal inzetten op het duurzaam karakter van zijn beleggingen.
Overwegende dat het aanbod van OFP PROLOCUS, net zoals de groepsverzekering die tot eind 2021 werd aangehouden bij Ethias en Belfius Insurance geen werknemersbijdragen vereist, voorziet in een overlijdensdekking en een kapitaalsuitkering.
Overwegende dat de mogelijkheid bestaat van een zogeheten “steprate” bijdrage; dat het dus mogelijk is om op het gedeelte van het loon dat boven het maximumplafond voor de berekening van het wettelijke pensioen uitkomt, een hogere toezegging te doen om zo het verschil tussen een statutair pensioen en een wettelijk pensioen verder te verkleinen. Er wordt voorgesteld om deze mogelijkheid (voorlopig) niet te voorzien, aangezien dit een aanzienlijk extra kost met zich meebrengt en dit niet werd voorzien in de begroting van het meerjarenplan.
Overwegende dat er drie soorten pensioenplannen bestaan (defined benefit of vaste prestaties, cash balance en defined contribution of vaste bijdragen); dat de voorgestelde formule een vastebijdragenplan is; dat in dit plan de werkgever belooft een bepaalde bijdrage (een bijdrage uitgedrukt als een percentage van het aan de RSZ onderworpen brutoloon) te betalen zonder vastgesteld rendement; dat de behaalde rendementen worden toegekend conform het kaderreglement.
Overwegende dat het bestuur de vastgestelde bijdrage minimum moet betalen; dat wanneer het wettelijk minimumrendement niet behaald wordt, het bestuur bijkomende bijdragen zal moeten betalen; dat in elk geval voor de aangeslotenen het wettelijk minimum rendement (momenteel 1,75% voor actieve aangeslotenen, 0% voor passieve aangeslotenen moet behaald worden.
Overwegende dat het bestuur als bijkomende veiligheid de eerste vijf jaar, bovenop de middelen nodig voor de pensioentoezegging, voorziet in een extra prefinanciering van 5 % om zo de kans op het betalen van bijkomende bijdragen te verkleinen; deze prefinanciering blijft ter beschikking van het bestuur ter financiering van latere bijdragen.
Overwegende dat het bestuur met andere rechtspersonen waarmee ze nauwe banden heeft (AGB’s, gemeente) een MIPS-Groep kan vormen; dat binnen een MIPS-groep interne mobiliteit is voor het personeel zonder dat dit gevolgen heeft voor de pensioentoezegging van het personeelslid; dat er binnen een MIPS-groep een onderlinge solidariteit speelt. Hierover werd advies gevraagd aan VVSG (zie mail d.d. 28/03/2022 in bijlage).
Overwegende dat de kosten voor de werking van OFP PROLOCUS voor 2022 forfaitair worden vastgelegd op 1000 euro per jaar per werkgever en 10 euro per jaar per aangeslotene en dat deze bedragen jaarlijks worden geïndexeerd tot en met 2024; overwegende dat nadien een meer stabiel systeem van kostenvergoeding zal worden uitgebouwd, gebaseerd op de werkelijke kosten enerzijds en het werkelijke aantal aangesloten besturen en medewerkers anderzijds.
Gelet op de statuten, de beheersovereenkomst, het financieringsplan (algemeen luik en specifiek luik VVSG), de Verklaring inzake Beleggingsbeginselen (algemeen luik en specifiek luik VVSG), het Kaderreglement en het bijzonder pensioenreglement, de toetredingsakte.
Gelet op het protocol van het onderhandelingscomité C1;
Overwegende dat in de nodige kredieten voorzien worden in de meerjarenplanning;
Overwegende het voorstel van het vast bureau van 16 maart 2022 om met ingang van 1 januari 2022 toe te treden tot OFP PROLOCUS en de eraan gekoppelde modaliteiten qua pensioentoezegging;
Overwegende dat verder de intentie geuit werd om met volgende entiteit een MIPS-groep te vormen: gemeente Kapelle-op-den-Bos, om de interne mobiliteit van het personeel tussen beide entiteiten te bevorderen;
Overwegende dat de op basis van het financieringsplan verschuldigde bijdragen en de kosten voor het functioneren van OFP PROLOCUS zullen ingehouden worden door de RSZ en daarna doorgestort worden aan OFP PROLOCUS;
Overwegende dat voormelde intentieverklaring van het vast bureau en voormelde documenten in het bijzonder onderhandelingscomité besproken werden; dat deze bespreking leidde tot een niet bindend protocol van akkoord (zie protocol 01/2022 in bijlage);
Overwegende dat er een vertegenwoordiger moet aangeduid worden om het bestuur te vertegenwoordigen in de algemene vergadering van OFP PROLOCUS;
Overwegende dat na de beslissing tot toetreding, dit aan OFP PROLOCUS moet meegedeeld worden en dat de algemene vergadering van OFP PROLOCUS de kandidatuur moet goedkeuren.
Gunstig visum 2022/5 van Liesbeth Van Waeyenberghe van 08 april 2022
Artikel 1. Kennis genomen wordt van en ingestemd wordt met
Kennis wordt genomen van de verklaring inzake beleggingsbeginselen (SIP) (algemeen luik en luik VVSG) en de statuten.
Artikel 2. Beslist wordt om met ingang van 1 januari 2022 toe te treden tot OFP PROLOCUS (Afzonderlijk vermogen VVSG), en hiertoe onverwijld een verzoek tot aanvaarding als lid van de Algemene Vergadering te richten tot OFP PROCOLUS.
Artikel 3. Ingestemd wordt met het feit dat de door het financieringsplan verschuldigde bijdragen en de kosten voor het functioneren van OFP PROLOCUS zullen worden geïnd door de RSZ in naam en voor rekening van OFP PROLOCUS.
Artikel 4. De pensioentoezegging bedraagt 4% van het pensioengevend loon.
Het bestuur vormt samen met de gemeente Kapelle-op-den-Bos een zogenaamde MIPS-groep.
Artikel 5. De de schepen van personeel wordt afgevaardigd als vertegenwoordiger in de algemene vergadering van OFP Prolocus en de burgemeester wordt aangeduid als vervanger van voorgaande indien deze niet aanwezig kan zijn.
Artikel 6. De voorzitter van de Raad en de algemeen directeur worden gemachtigd om de noodzakelijke vervolgstappen te nemen voor de uitvoering van voormelde beslissingen.
Overwegend dat het OCMW aangesloten is bij Haviland Intercommunale die werd opgericht op 24 maart 1965 bij oprichtingsakte verschenen in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 16 april 1965 onder het nummer 8226 en verlengd werd op 23 oktober 2019, verschenen in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 21 november 2019 onder het nummer 19151652.
Overwegende dat Haviland Intercommunale als intergemeentelijk samenwerkingsverband voor de ruimtelijke ordening en de economisch sociale expansie van het arrondissement Halle-Vilvoorde, een dienstverlenende vereniging is die wordt beheerst door het Decreet Lokaal Bestuur.
Gelet op artikel 432 van het Decreet Lokaal Bestuur dat de organisatie regelt van de algemene vergadering van de dienstverlenende vereniging.
Gelet op artikel 432 van het Decreet Lokaal Bestuur dat bepaalt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient herhaald te worden voor elke vergadering.
Gelet op de artikelen 77 en 78 van het Decreet Lokaal Bestuur dat de bevoegdheden van de OCMW-raad bepaalt.
Gelet op de OCMW-raadsbeslissing d.d. 25 februari 2019 waarbij de effectief en plaatsvervangend vertegenwoordiger werd aangeduid.
Gelet op de oproepingsbrief van 25 maart 2022 tot de gewone algemene vergadering van Haviland Intercommunale van 22 juni 2022 met volgende agendapunten:
1. Notulen van de buitengewone algemene vergadering van 8 december 2021: goedkeuring
(een exemplaar van deze notulen werd per brief op 21 december 2021 aan de deelnemers bezorgd.)
2. Verslag der activiteiten van het afgelopen boekjaar 2021;
3. Jaarrekening 2021 met balans, resultatenrekening, sociale balans per 31.12.2021, het voorstel van bestemming van het resultaat en toelichting: goedkeuring (art. 41);
4. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31.12.2021: goedkeuring (art. 41)
5. Verslag van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31.12.2021: goedkeuring (art. 41);
6. Bestuur: kwijting aan bestuurders, commissaris (art. 34);
7. Vaststelling resultaatsbestemming (art. 41);
8. Vervanging lid raad van bestuur (art. 19) : goedkeuring
9. Vervanging deskundige (art. 19) : goedkeuring
10. Toekenning dubbel presentiegeld aan de voorzitter (art. 29)
11. Bepaling vergoeding deskundigen (art. 29)
12. Benoeming commissaris-revisor (art. 31) : goedkeuring
13. Vaststelling jaarlijkse bezoldiging commissaris (art. 31) : goedkeuring
14. Varia.
Gelet op onze beslissing d.d. 25 februari 2019 houdende aanduiding van mevrouw Ilse Rymenants, schepen, als gemeentelijk afgevaardigde voor de algemene vergadering van Haviland en de heer Bruno Keuleers, schepen, als plaatsvervanger voor de algemene vergadering van Haviland.
Art. 1 De agendapunten van de gewone algemene vergadering van Haviland Intercommunale d.d. 22 juni 2022 worden goedgekeurd.
Art. 2 De vertegenwoordiger van het OCMW is gemandateerd om de agendapunten op de algemene vergadering van Haviland Intercommunale d.d. 22 juni 2022 goed te keuren.
Art. 3 Het vast bureau wordt gelast met de uitvoering van dit besluit.
De uitnodiging van EthiasCo d.d. 1 april 2022 voor de buitengewone algemene vergadering op donderdag 5 mei 2022 om 17u en het verzoek om een afgevaardigde in te schrijven.
De statuten van Ethias.
De agenda van de buitengewone algemene vergadering :
1. Vaststelling van de omzetting van het kapitaal in een statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening.
2. Aanneming van de rechtsvorm van de besloten vennootschap in toepassing van artikel 41 § 4 van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
3. Aanneming van de statuten van de besloten vennootschap.
4. Opdracht aan ondergetekende notaris om de coördinatie van de statuten op te stellen en neer te leggen.
5. Mandaat van de bestuurders en de leden van de Client Board.
De heer Hendrik De Vleeschouwer, raadslid, werd aangeduid als gemeentelijk afgevaardigde voor de algemene vergadering van Ethias en dit voor de periode van 27.05.2019 tot het einde van de gemeentelijke legislatuur.
De heer Renaat Huysmans, burgemeester, werd aangeduid als plaatsvervanger voor de algemene vergadering van Ethias en dit voor de periode van 27.05.2019 tot het einde van de gemeentelijke legislatuur.
Art. 1 De agendapunten van de gewone algemene jaarvergadering van Ethias worden goedgekeurd.
Art. 2 De reeds gevolmachtigde effectieve afgevaardigde en plaatsvervangend afgevaardigde - gedurende de huidige legislatuur - is gemandateerd om de agendapunten op de gewone algemene jaarvergadering goed te keuren.
Art. 3 Afschrift van deze beslissing en gevraagde gegevens over te maken aan Ethias vóór 4 juni 2021 - op het emailadres - algemene.vergadering@ethias.be
Stand van zaken crisisopvang van Oekraïense vluchtelingen
Procedure
Taakverdeling
Fedasil
Eerste opvang en registratie in Brussel
Coördinatie dispatching naar de lokale besturen o.b.v. gegevens in de housing tool
Vervoer van Brussel naar de tijdelijke crisishuisvesting in een gemeente
Lokaal bestuur
Alle huisvestingsmogelijkheden voor tijdelijke crisishuisvesting verzamelen via de Vlaamse housing tool
Kwaliteitscontrole van de tijdelijke crisishuisvesting
Verwelkoming bij aankomst in de gemeente
Opvolging van de tijdelijke crisishuisvesting
Gewesten
Duurzame huisvesting voor vluchtelingen uit Oekraïne op lange termijn (Vlaamse housing tool)
#PlekVrij
Huisvesting lokaal bestuur
Beschikbaar: studio JVD-huis 2 opvangplaatsen tot en met 30 september 2022
Bezet: nvt
Noodopvang lokaal bestuur
Beschikbaar: Koningsteen 4 opvangplaatsen
Bezet: nvt
Huisvesting inwoners
Beschikbaar: 27 kandidaat-gastgezinnen
Bezet: nvt
Registratie
Regionale en lokale ondersteuning
CAW Halle-Vilvoorde
Psychologische begeleiding aan vluchtelingen
Ondersteuning aan vrijwilligers betreffende welzijnsvragen en trauma’s
Mind-Spring: psycho-educatief groepsaanbod voor volwassenen en jongeren
PIN vzw
Give a Day
online hulpplatform 'Onze Gemeentes Voor Oekraïne'
oproep voor vrijwillige tolken Nederlands – Russisch/Oekraïens succesvol
VDAB
Poetsbureau Merchtem/Londerzeel
CVO Semper
(Agentschap Integratie & Inburgering werkt samen met het departement Onderwijs een opleiding Nederlands uit speciaal voor Oekraïense vluchtelingen, die meer gericht is op spreken en minder op schrijven.)
Plan van aanpak
Voorbereiding opvang
Controle strafregister van alle meerderjarige kandidaat-gastgezinsleden (omzendbrief 18 maart 2022)
Telefonisch contact met alle kandidaat-gastgezinnen die een positief advies kregen
Planning voor kwaliteitscontroles op basis van telefonische gegevens
Kennismaking gastgezin + kwaliteitscontrole
Onthaal Oekraïense vluchtelingen
Onthaal bij gastgezin met aanwezigheid van sociale dienst om alles vlot te laten verlopen en de vluchtelingen de nodige info van het Sociaal Huis te bezorgen
Ondersteuning van een vrijwillige tolk indien mogelijk
Welkomsttas met informatiemap en hygiënische spullen
Afspraak maken met Sociaal Huis voor opvolging
Verloop opvang
Afhankelijk van de vluchtelingen die we ontvangen, zullen we bekijken wat wel/niet van toepassing is betreffende begeleiding van vluchtelingen, begeleiding van gastgezinnen, scholing voor kinderen en andere initiatieven.
Art. 1 De raad neemt kennis van de stand van zaken betreffende de crisishuisvesting voor Oekraïense vluchtelingen.
Stand van zaken betreffende de wijziging van het reglement MMC.
Art. 1 De raad neemt kennis van de stand van zaken betreffende de wijziging van het reglement MMC.
De voorzitter sluit de zitting op 25/04/2022 om 21:58.
Namens raad voor maatschappelijk welzijn,
Siebe Ruykens
algemeen directeur
Hendrik De Vleeschouwer
voorzitter van de gemeenteraad