Besluit  Gemeenteraad

Art. 1 Periode

Voor een termijn eindigend op 31 december 2025, wordt een retributie geheven op de verhuur van gebouwen, zalen en lokalen van het lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos.

 

Art. 2 Type aanvragers

De volgende gebruikerscategorieën komen in aanmerking voor gebruik van de gemeentelijke infrastructuur:

Categorie A	Gemeentelijke adviesraden en diensten van de gemeente Kapelle-op-den-Bos Onderwijsinstellingen gevestigd in Kapelle-op-den-Bos - binnen de schooluren Organisatoren van activiteiten met een maatschappelijke meerwaarde en goede doelen, mits akkoord van het college van burgemeester en schepenen
Categorie B	Verenigingen erkend door en gevestigd in de gemeente Kapelle-op-den-Bos Onderwijsinstellingen gevestigd in Kapelle-op-den-Bos - buiten de schooluren Politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad van de gemeente Kapelle-op-den-Bos
Categorie C	Niet-erkende verenigingen gevestigd in Kapelle-op-den-Bos (met inbegrip van oudercomités) Straat-, wijk- of buurtfeesten, indien zij voldoen aan volgende voorwaarden: de activiteit wordt georganiseerd op het grondgebied van de gemeente Kapelle-op-den-Bos de activiteit richt zich tot alle inwoners uit de straat, buurt of wijk. Hiervoor worden alle bewoners van de betrokken straat of buurt schriftelijk uitgenodigd ongeacht politieke, religieuze of filosofische overtuigingen en ongeacht de persoonlijke situatie de organisatoren wonen in de betrokken straat of buurt de promotie / uitnodiging vermeldt de steun van het lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos. Volgende activiteiten zijn geen straat-, wijk- of buurtfeest: privéfeesten familiefeesten feesten van vzw’s, vennootschappen of verenigingen met een ander hoofddoel dan het bevorderen van sociale contacten en leefbaarheid in de buurt feesten met een politiek, religieus, filosofisch of commercieel karakter feesten met een winstgevend doel, buurt- of wijkkermissen, eetfestijnen, braderijen,…
Categorie D	Verenigingen niet gevestigd in Kapelle-op-den-Bos. Alle andere gebruikers die niet opgenomen werden in de vorige categorieën.

De politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad kunnen op aanvraag één uur voor de gemeenteraadszitting gratis een lokaal ter beschikking krijgen in het administratief centrum voor overleg. Daarnaast kunnen zij voor hun interne werkzaamheden (d.w.z. een partijbestuur of een fractievergadering) één maal per maand gratis gebruik maken van een lokaal in één van de gemeentelijke zalen en lokalen die in dit reglement zijn opgenomen. Voor alle andere verhuringen vallen zij onder categorie B. 

Art. 3 Aanvraag en annulering

De aanvrager doet een aanvraag aan de hand van het door het bestuur ter beschikking gestelde aanvraagformulier. De aanvragen worden chronologisch toegekend.

De aanvrager is verantwoordelijk voor het correct verstrekken van informatie. Door het indienen van de aanvraag verbindt hij er zich toe dat de ingevulde gegevens correct zijn. De aanvrager dient meerderjarig te zijn of te worden vertegenwoordigd door één van de ouders of voogd, met uitzondering voor de jeugdverenigingen waar 16 jaar de minimumleeftijd is.

Een organisatie bestaat uit een groep/team organisatoren. Per organisatie/evenement wordt één hoofdverantwoordelijke aangeduid.

Annulering door aanvrager:

• Wanneer de aanvrager een reservatie minstens 14 kalenderdagen voor het gebruik annuleert, wordt de reeds betaalde retributie terugbetaald.
• Wanneer de aanvrager de reservatie minder dan 14 kalenderdagen voor het gebruik annuleert of wanneer de aanvrager niet opdaagt, blijft de retributie verschuldigd.
• In geval van overmacht, kan de aanvraag minder dan 14 kalenderdagen voor het gebruik kosteloos geannuleerd worden mits de aanvrager de bewijsstukken overmaakt aan de bevoegde gemeentelijke dienst.

• het lokaal bestuur behoudt het recht om na de totstandkoming van de overeenkomst, de reserveringen te annuleren voor zolang als nodig ingeval van gebeurtenissen veroorzaakt door overmacht of werken die het sluiten van de accommodatie geheel of gedeeltelijk vereisen.
• in voorkomende gevallen zal de gebruiker/aanvrager geen aanspraak kunnen maken op enige vorm van schadevergoeding.

Art. 4 Algemene voorwaarden

 Leefregels:

• de gebruiker verbindt zich ertoe de lokalen en bijhorende materialen in geen geval verder uit te lenen of te verhuren aan derden. In geval van verdere uitlening kan de organisatie of het initiatief geschorst of uitgesloten worden van verder toekomstig gebruik van de lokalen. Het college van burgemeester en schepenen zal hierover beslissen.
• het is verboden om ramen, deuren, panelen, vloeren, te benagelen, te beplakken of te beschrijven. Losse versiering wordt aangebracht na goedkeuring van de zaalverantwoordelijke.
• roken is verboden in alle gebouwen en ook binnen een straal van 10 meter van in- en uitgangen.
• drugs en vandalisme worden niet getolereerd. Wanneer één van beide of beide inbreuken worden vastgesteld, zowel binnen als rondom het gebouw, kan het college van burgemeester en schepenen een schadevergoeding opleggen. De schade aan inboedel en/of gebouw moet bijkomstig worden vergoed. De politie zal tevens op de hoogte worden gesteld.
• er worden geen dieren toegelaten in de lokalen, uitgezonderd (blinde)geleide honden en diensthonden van de hulpdiensten.
• fietsen, bromfietsen e.d. dienen op de daartoe voorziene plaatsen te worden achtergelaten.
• de toegang tot de technische lokalen is verboden.
• de gebruiker houdt zich eraan geen onnodige energie te verspillen (verwarming, verlichting,…).
• het gemeentepersoneel heeft ten allen tijde toegang tot de zalen.
• in alle huurprijzen zijn kosten voor materiaalgebruik, energieverbruik begrepen voor binnenactiviteiten.
• de zalen en de toiletten dienen in verzorgde en oorspronkelijke staat te worden achtergelaten en dienen uitgeveegd te worden door de huurder of gebruiker (bezemschoon).
• de buitenomgeving wordt proper en vrij achtergelaten (geen flesjes, glazen, kapot glas of andere materialen achterlaten).
• bij het verlaten van het gebouw moeten alle lichten gedoofd worden en dienen alle deuren en vensters gesloten te worden.
• in de zalen mag er nooit ‘à la minute’ gekookt worden, uitgezonderd in de daartoe voorziene zones.
• kaarsen zijn toegestaan maar dienen in geschikte kaarshouders en op een stabiele ondergrond geplaatst te worden.
• alle meegebrachte elektrische toestellen moeten voldoen aan de wettelijke veiligheidsnormen.
• de huurder of gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle gemeentelijke en/of bovenlokale voorschriften, van auteursrechten (o.a. Sabam via Unisono), van politiereglementen, de wetgeving i.v.m. geluidsnormen en van de wet van de handelspraktijken.
• het jaartarief voor billijke vergoeding (via Unisono) is ten laste van het lokaal bestuur voor binnenactiviteiten in de gemeentelijke gebouwen.

Beschikbaarheid:

• de gebruiksduur die wordt toegestaan, dient strikt geëerbiedigd te worden.
  Eventuele afwijkingen dienen vooraf aangevraagd te worden bij de dienst vrije tijd en leren van het lokaal bestuur.
• de ruimtes worden ter beschikking gesteld in de staat zoals zij zich op dat ogenblik bevinden.

Sleutels:

• de sleutels dienen afgehaald en teruggebracht te worden tijdens de kantooruren bij de dienst Vrije tijd en leren – na afspraak, tenzij anders overeengekomen.

Dranken:

• afhankelijk van locatie.

Veiligheid:

• de gebruiker verbindt er zich toe het zonaal reglement voor publiek toegankelijke inrichtingen voor de betreffende lokalen na te leven.
• er mogen op geen enkel ogenblik meer dan het toegestane aantal personen in de zaal aanwezig zijn.
• de gebruiker verbindt zich er toe om eventuele bijkomende voorwaarden te respecteren die door het college van burgemeester en schepenen worden opgelegd.

Verzekering:

• Burgerlijke aansprakelijkheid:
  De gebruiker moet verplicht een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten hebben.

• Brandverzekering:
  De clausule ‘afstand van verhaal’ werd opgenomen in de brandverzekeringen van de gemeentelijke locaties.
  Hierdoor zal de gemeente zich niet op de aanvrager verhalen als de aanvrager onvrijwillig een gedekt schadegeval veroorzaakt.
  Let op: de aanvrager is hierdoor niet verzekerd voor schade aan eigen, gehuurde of meegebrachte materialen noch voor zijn aansprakelijkheid aan derden.

• Objectieve aansprakelijkheid:
  Het lokaal bestuur van Kapelle-op-den-Bos heeft voor alle gemeentelijke locaties deze verzekering afgesloten.

Schade:

• de gebruiker is verantwoordelijk voor de aangerichte schade aan het gebouw zowel door hemzelf, zijn aangestelde als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit.
• de gebruiker is verantwoordelijk voor de schade of verlies aan mobiele infrastructuur en alle gebruikte materialen die gevolg zijn van onoordeelkundig gebruik.
• schadevergoeding wordt aangerekend ten bedrage van herstellings- of vervangingskosten mogelijks vermeerderd met een kost voor administratieve verwerking.
• eventuele beschadigingen of verlies moeten onmiddellijk gemeld worden aan de dienst vrije tijd en leren.
• bij herhaalde of ernstige beschadiging kan de betrokken organisatie of vereniging voor een bepaalde periode geschorst of uitgesloten worden van toekomstige mogelijkheden tot uitlenen en/of huur.
• in geval van betwistingen, schendingen van het reglement, moeilijkheden en/of uitzonderingen die niet vermeld zijn in onderhavig document, beslist het college van burgemeester en schepenen.

Art. 5 Retributie

De retributie is verschuldigd door de aanvrager op het ogenblik van de aanvraag. De betaling van de retributie geschiedt door betaling via het voorziene betaalplatform of via overschrijving na ontvangst van de factuur. 

Er wordt geen waarborg gevraagd. 

In geval van niet-betaling, beschadigingen, ongeoorloofd gebruik,… kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om (tijdelijk) geen activiteiten te laten plaatsvinden door de desbetreffende aanvrager en/of de organisatie/vereniging in wiens naam hij de aanvraag heeft gedaan. Daarnaast kunnen toekomstige aanvragen van de aanvrager geweigerd worden.

 

 Art. 6 Zalen en lokalen 

 A. Gemeenschapscentrum (GC) de oude pastorie, Kerkstraat 24, 1880 Nieuwenrode

Specifieke voorwaarden:

• voor verenigingen en privé voor vergaderingen, gespreksavonden, cursussen, repetities, tentoonstellingen, beurzen, seminaries, ateliers, recepties en privéfeesten
• fuiven zijn niet toegelaten
• feesten en eetfestijnen zijn niet toegelaten in de vergaderlokalen
• de lokalen zijn voorzien van tafels en stoelen
• didactisch materiaal kan op aanvraag ter beschikking worden gesteld
• het aantal openbare activiteiten met muziek is beperkt tot maximum 12 per jaar en 2 per maand, conform Vlaremwetgeving.
• Gemeenschapscentrum De oude pastorie is exclusieve leverancier van dranken en versnaperingen.
  De raad van bestuur van de EVA-vzw bepaalt de verkoopprijs. Afwijkingen hierop kunnen worden toegestaan in afspraak met het secretariaat van GC de oude pastorie. Bij aanvang en afloop van de verhuring wordt een inventaris van de drankenstock gemaakt door het gemeenschapscentrum de oude pastorie. De factuur hiervan wordt opgestuurd.
• tarieven en aantal toegelaten personen:
• Humbertuszaal + terras: (maximum 60 zittende personen / 100 staande personen)
• Cat. A gratis
• Cat. B 25 euro
• Cat. C 40 euro
• Cat. D 100 euro

Specifieke voorwaarden:

• voor verenigingen en privé
• feesten, eetfestijnen en fuiven zijn niet toegelaten in de vergaderlokalen
• de lokalen zijn voorzien van tafels en stoelen
• de gebruiker zorgt zelf voor drank, glazen en frigo’s.
• het aantal openbare activiteiten met muziek is beperkt tot maximum 12 per jaar en 2 per maand, conform Vlaremwetgeving.
• tarieven en aantal toegelaten personen:
• Jeugdhuis: maximum 89 personen 
• Cat. A gratis
• Cat. B 50 euro
• Cat. C 65 euro
• Cat. D 100 euro
  
  
• Grote vergaderzaal: maximum 30 personen 
• Cat. A gratis
• Cat. B 15 euro
• Cat. C 20 euro
• Cat. D 30 euro
  
  
• Vergaderzaal: maximum 15 personen
• Cat. A gratis
• Cat. B 10 euro
• Cat. C 15 euro
• Cat. D 25 euro
  
  
• Buitenplein:
• Cat. A gratis
• Cat. B, C en D 100 euro per dag
  in geval van meerdaagse huur wordt het tarief bepaald door het college van burgemeester en schepenen.

H. De politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad kunnen voor hun interne werkzaamheden (d.w.z. een partijbestuur of een fractievergadering) één maal per maand gratis gebruik maken van een lokaal in één van de gemeentelijke zalen en lokalen die in dit reglement zijn opgenomen. Voor alle andere verhuringen vallen zij onder categorie B. 

 

Art. 7 Opheffing

 

Het huidig reglement heft, vanaf de inwerkingtreding, voorgaande beslissing van de gemeenteraad over dit onderwerp op.

 

---

---