De raad keurt het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn goed.
Het huidige huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn werd goedgekeurd op 28 januari 2019 en geactualiseerd op 28 juni 2021.
Naar aanleiding van de nieuwe legislatuur, die start op 2 december 2024, dringt een wijziging van het huishoudelijk reglement zich op.
Deze aanpassingen beogen een vlot en efficiënt verloop van de raad voor maatschappelijk welzijn en trachten niettemin het democratisch debat alle kansen te geven.
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen.
Gelet op de relevante bepalingen vervat in het decreet lokaal bestuur dd. 22 december 2017, zoals thans geactualiseerd van toepassing, inzonderheid wat betreft artikel 38.
Dat de raad voor maatschappelijk welzijn de decretale regels kan aanvullen met bijzondere maatregelen betreffende zijn werking.
Gelet op alle relevante regelgeving, zelfs indien hiervóór niet expliciet aangehaald.
Naar aanleiding van de nieuwe legislatuur, die start op 2 december 2024, dringt een wijziging van het huishoudelijk reglement zich op voor wat betreft de wijze van stemming, de kostenvergoedingen, het ter beschikking stellen van een tabletcomputer en het gebruik van communicatiemiddelen. Voor deze wijziging werd inhoudelijk advies opgevraagd bij VVSG.
Wijziging
WIJZE VAN STEMMING
Artikel 28
§ 1. - De leden van de raad stemmen niet geheim, behalve in de gevallen bedoeld in §4. (art. 34 DLB / art. 34 volgens artikel 74 DLB)
§ 2. - Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen :
1° de stemming bij handopsteking, die kan vervangen worden door een stemming per fractie waarbij de fractieleider het stemgedrag van zijn of haar fractie meedeelt (een raadslid kan op simpel verzoek vragen om toch individueel te stemmen voor één of meerdere agendapunten);
2° de mondelinge stemming of naamstemming;
3° de geheime digitale stemming.
[…]
Artikel 30
Ook voor geheime stemmingen in openbare zitting wordt het systeem van de elektronisch uitgebrachte stem gehanteerd met de absolute garantie dat het geheim van de stemming wordt bewaard.
Bij technisch defect kan teruggegrepen worden naar het systeem met stembriefjes.
[…]
KOSTENVERGOEDINGEN
(art. 17 §1 DLB en art. 35 van het besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris)
Artikel 42
§ 1 – Er worden geen onkostenvergoedingen of communicatievergoeding uitbetaald aan mandatarissen voor de reguliere uitoefening van hun mandaat.
§ 2. – Raadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, terugvorderen van het gemeente- of OCMW bestuur, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken. Het college van burgemeester en schepenen of vast bureau bepaalt, in overleg met de algemeen directeur, welke vormingsinitiatieven worden aangeboden. De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeentepersoneel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s. De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur.
§ 3.- Verplaatsingskosten van raadsleden, noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het gemeente- of OCMW-bestuur terugbetaald na voorlegging van bewijsstukken, op basis van de wettelijk vastgestelde tarieven, en enkel en alleen als deze kosten worden gemaakt bij de uitvoering van uitdrukkelijk toevertrouwde opdrachten. Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar.
§ 4 - De gemeente en/of het OCMW sluiten een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de raadsleden. De gemeente en/of het OCMW sluiten daarnaast ook een verzekering af voor ongevallen die de raadsleden overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun ambt.
Artikel 43
§1. - Elk niet-uitvoerende mandataris kan eenmalig maximaal 300 EUR budget per legislatuur opnemen voor de aankoop van informaticamateriaal dat noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn mandaat (laptop, tablet, Chromebook of smartphone).
§ 2. - Dit budget kan eveneens ook aangewend worden voor het aankopen van software die noodzakelijk is voor de uitoefening van dit mandaat. Andere exploitatiekosten zoals elektriciteitsverbruik, verzekering, herstelling, abonnementen, huur, leasing, … komen niet in aanmerking voor terugbetaling.
§ 3. - Het gebruik van een persoonlijke toegangscode op een digitaal toestel dat wordt gebruikt voor de uitoefening van het mandaat is verplicht.
§ 4. - De administratie zal geen ondersteuning verlenen wat betreft de aankoop van het informaticamateriaal. Na aankoop kan er geen beroep worden gedaan op de administratie voor installatie van software of onderhoud op een toestel.
§ 5. - De kosten worden verantwoord met bewijsstukken, die niet ouder zijn dan 18 maanden. Factuur en betalingsbewijs met vermelding van naam en rekeningnummer dienen te worden bezorgd aan de dienst bestuursadministratie (secretariaat@kapelle-op-den-bos.be).
§ 6. - Aan de leden van het college van burgemeester en schepenen wordt voor de duur van hun mandaat een laptop ter beschikking gesteld door de dienst ICT.
GEBRUIK VAN ELEKTRONISCHE COMMUNICATIEMIDDELEN
Artikel 44
§ 1. - Persoonsgevoelige gegevens waartoe de mandataris, binnen de uitoefening van het mandaat, inzagerecht op krijgt mogen noch opgeslagen noch afgedrukt worden.
§ 2. - Om de mandatarissen in staat te stellen de zittingen voor te bereiden wordt hen toegang verleend tot het webgebaseerd notulenbeheersysteem E-notulen. Via E-notulen kunnen de agenda, de ontwerpbeslissingen, de bijhorende documenten en de notulen geraadpleegd worden. Het afdrukken of opslaan van de gegevens uit E-notulen is niet toegelaten.
§ 3. – Elke mandataris krijgt een e-mailadres van de gemeente. Mandatarissen gebruiken enkel dit e-mailadres voor e-mails die te maken hebben met het raadslidmaatschap en gebruiken het e-mailadres ook enkel daarvoor. Het automatische doorsturen van e-mails naar een persoonlijk e-mailadres is verboden. Inhoudelijke dossiers of informatie van het bestuur mogen niet worden doorgestuurd naar private mailboxen, niet gekopieerd worden en niet gedeeld worden via onvoldoende beveiligde platformen zoals Dropbox of Google Drive.
Art.1 Het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn, dat als bijlage bij deze beslissing gaat en er integraal deel van uitmaakt, wordt goedgekeurd.
Art. 2 Dit geactualiseerde huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn vervangt alle voorgaande versies en wijzigingen.