De raad keurt het reglement op het innen van sponsorgelden goed.
De activiteit "Nightrun" wordt in 2024 volledig door de gemeente georganiseerd.
Het Decreet lokaal bestuur, artikels 40 en 41.
Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Sponsoring is ook binnen de gemeentelijke werking mogelijk maar het is aangewezen dat de gemeenteraad hiervoor een reglement vaststelt om de principes rond de inning van sponsorgelden vast te leggen.
Voor gemeentelijk activiteiten/evenementen kan het aangewezen zijn om een beroep te doen op sponsors om deze activiteit te ondersteunen zodat de kosten voor de gemeente worden gedrukt.
Na de goedkeuring van het reglement worden mogelijke potentiële sponsors gecontacteerd. Op de website van de gemeente zal een duidelijke verwijzing gemaakt worden waar men als geïnteresseerde sponsor terecht kan. Indien er een sponsoraanvraag op maat wordt aangevraagd, die afwijkt van de omschreven sponsormogelijkheden, zal deze eerst voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen.
Het reglement is besproken en gunstig geadviseerd door de vrijetijdsraad op 19 maart 2024.
Amendementen CD&V
Amendement 1: in artikel 2 wordt de termijn in het tweede lid vervangen van zes naar vier maanden.
Motivering: De bepaling stelt dat het schepencollege minstens 6 maanden voor de activiteit moet bepalen of er al dan niet beroep wordt gedaan op sponsors. Ervan uitgaande dat de Nightrun zou doorgaan eind oktober, lijkt deze deadline daarom niet meer haalbaar met betrekking tot de Nightrun. Wij stellen daarom een aanpassing voor naar 4 maanden.
STEMMING:
VOOR: 21 raadsleden
TEGEN: /
ONTHOUDING: /
Amendement 2: op het einde van artikel 2 wordt volgende zin toegevoegd: Het college van burgemeester en schepen kan jaarlijks voor maximaal twee evenementen bepalen of de gemeente en/of het OCMW beroep wenst te doen op sponsors.
Motivering: ondernemingen hebben vaak een eigen jaarlijks budget voor sponsoring. Heel wat verenigingen en organisaties rekenen ook op deze sponsoring om hun werking te financieren. Het lijkt ons niet de bedoeling dat de gemeente dit zou bemoeilijken door zelf voor meerdere evenementen sponsors te aanvaarden.
Subamendement N-VA en Groen-fractie op amendement 2:
Amendement 2: op het einde van artikel 2 wordt volgende zin toegevoegd: Het college van burgemeester en schepen kan jaarlijks voor maximaal twee evenementen bepalen of de gemeente en/of het OCMW beroep wenst te doen op sponsors voor de sponsoring met financiële middelen. Voor de sponsoring in natura (diensten, middelen, goederen,…) geldt de beperking van maximaal 2 evenementen niet.
STEMMING:
VOOR: 21 raadsleden
TEGEN: /
ONTHOUDING: /
Artikel 1. Begrippen
Sponsoring: het beschikbaar stellen van diensten, materiële of financiële middelen in ruil voor naamsbekendheid.
Sponsorovereenkomst: een overeenkomst ten bezwarende titel waarbij de gemeente naamsbekendheid verleent aan een sponsor en waarvoor de sponsor in ruil diensten, materiële of financiële middelen ter beschikking stelt. Per evenement wordt een nieuwe overeenkomst opgesteld.
Een gemeentelijke activiteit of evenement: een activiteit of evenement waarvan de gemeente trekker is.
Artikel 2. Voorwerp
Voor een termijn eindigend op 31 december 2025 wordt een retributie gevestigd op de sponsorpakketten voor evenementen of activiteiten georganiseerd door de gemeente Kapelle-op-den-Bos.
Het college van burgemeester en schepenen bepaalt minstens vier maanden voor de start van een activiteit / evenement of de gemeente beroep wenst te doen op sponsors. Het college van burgemeester en schepen kan jaarlijks voor maximaal twee evenementen bepalen of de gemeente en/of het OCMW beroep wenst te doen op sponsors voor de sponsoring met financiële middelen. Voor de sponsoring in natura (diensten, middelen, goederen,…) geldt de beperking van maximaal 2 evenementen niet.
Artikel 3. Toepassing
Dit reglement is van toepassing op elke natuurlijke of rechtspersoon die een evenement wil sponsoren, door middel van het aangaan van een sponsorcontract, hierna genoemd “de sponsor”.
Bij het aanmelden als sponsor (zie hierna), worden de bepalingen als opgenomen in dit reglement van toepassing en aanvaardt de sponsor de inhoud en de gelding hiervan.
Artikel 4. Normen
De sponsorovereenkomst moet evenwichtig zijn. De gemeente aanvaardt geen aanbiedingen tot samenwerking vanwege derden, waarin derden een duidelijk aanwijsbaar eenzijdig of dominant belang hebben.
De gemeente mag op geen enkele wijze afhankelijk gemaakt worden van een sponsor. Er mag geen enkele verplichting ontstaan buiten de sponsorovereenkomst zelf en elke schijn van belangenvermenging dient te worden vermeden.
Het uitgangspunt bij sponsorwerving is een gelijke mededinging. Dit betekent dat een maximaal aantal kandidaat-sponsors kan worden bepaald. Voor kleinere overeenkomsten kan hiervan worden afgeweken. De gemeente kan de werving van sponsoring uitbesteden en beroep doen op een derde.
Sponsoring moet ethisch en maatschappelijk verantwoord zijn.
Sponsoring moet passen bij het kwaliteitsvolle imago van de gemeente.
Sponsoring mag niet tegenstrijdig zijn met het algemeen belang.
Artikel 5: Debiteur
De retributie is verschuldigd door de natuurlijke of rechtspersoon die intekent op een sponsorevenement.
Artikel 6: De sponsorpakketten
De raad stelt volgende tarieven vast, die gelden per categorie en per evenement:
Artikel 7: De tegenprestatie
Gouden sponsor: 1.000 euro
Zilveren sponsor: 500 euro
Bronzen sponsor: 150 euro
Platina sponsor: sponsorpakket op maat
Je werkt samen met de organiserende gemeentelijke dienst deze formule verder uit zodat je een sponsorpakket op maat krijgt. Het college van burgemeester en schepenen keurt dit goed. Afhankelijk van de overeenkomst:
Artikel 8: Aanmeldingsprocedure sponsors
Potentiële sponsors die in aanmerking willen komen, kunnen zich daartoe aanmelden via het aanmeldingsformulier op de website van de gemeente.
Het aanmeldingsformulier dient uiterlijk 3 maanden voor de datum van aanvang van het evenement volledig ingevuld te zijn ontvangen om geldig te zijn. Onvolledige aanmeldingen kunnen door organiserende dienst buiten beschouwing worden gelaten.
Na het afsluiten van de indieningstermijn worden de kandidaturen voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Het college bepaalt wie in aanmerking komt en kan de aanmelding aanvaarden of weigeren.
Sponsors die zich aangemeld hebben, worden de dag na de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op de hoogte gebracht van aanvaarding of weigering van hun aanmelding. De aanvaarde sponsors ontvangen een sponsorovereenkomst ter ondertekening.
Sponsors die laattijdig hun kandidatuur indienen, kunnen enkel nog in aanmerking komen voor de platina-formule na aanvaarding van de kandidatuur door het college van burgemeester en schepenen.
Het bestuur behoudt zich het recht voor om de wijze van benadering voor werving van de potentiële sponsors op maat van hun communicatievoorkeuren aan te pakken (per e-mail, telefoon, overleg, netwerkmoment -onder voorbehoud-, enz.).
Artikel 9: Aangaan en weigeren van sponsorgelden
Indien meerdere kandidaten dan toegelaten in aanmerking komen voor sponsoring, is het de gemeente via het college van burgemeester en schepenen die bepaalt wie er het eerst in aanmerking komt.
Artikel 10: Gedragingen over en weer
De partijen verbinden er zich toe om de sponsorovereenkomst uit te voeren conform de geest van en de bedoeling van de partijen bij het sluiten van de overeenkomst. De partijen verbinden er zich toe om alle redelijke handelingen te stellen of stappen te ondernemen die nodig of nuttig zijn voor de uitvoering te goeder trouw van deze overeenkomst.
Sponsors zullen zich onthouden van gedragingen die de goede naam, de merken of de reputatie van het gemeente kunnen schaden. Indien de sponsor zich hier niet aan houdt, heeft de gemeente het recht de overeenkomst met de sponsor per direct te beëindigen. Het gemeente heeft in een dergelijk geval voorts het recht alle vermeldingen van de naam en/of het logo van sponsor, dan wel iedere overige verwijzing naar het bedrijf of de persoon van sponsor of donateur, te verwijderen. De sponsor dient in een dergelijk geval iedere verwijzing naar het evenement te staken.
Geen van de partijen mag de overeenkomst overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij.
Artikel 11: Inning
Voor de inning van de sponsorgelden wordt door de gemeente Kapelle-op-den-Bos een factuur opgesteld na ondertekening van de sponsorovereenkomst. De factuur wordt betaald middels overschrijving op het rekeningnummer van de gemeente.
Artikel 12: Restituties
Sponsors hebben in geen geval recht op (gedeeltelijke) restitutie van de overgemaakte sponsorgelden, enige andere vorm van compensatie en schadevergoeding indien de tegenprestaties niet de beoogde effecten of resultaten genereren.
Artikel 13: Bekendmaking
Dit reglement wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 en 287 van het Decreet van 22 december 2017.